สร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook

เมื่อคุณส่งอีเมลที่คล้ายกันบ่อยๆให้บันทึกข้อความเหล่านี้เป็นเทมเพลตข้อความก่อนใน Outlook จากนั้นแทนที่จะสร้างอีเมลตั้งแต่ต้นให้เริ่มต้นด้วยเทมเพลตและปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับอีเมลของคุณ คุณจะประหยัดเวลาและทำงานอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; และ Outlook สำหรับ Microsoft 365

สร้างเทมเพลตอีเมล (สำหรับข้อความใหม่) ใน Outlook

ในการบันทึกข้อความเป็นเทมเพลตใน Outlook:

1. สร้างข้อความอีเมลใหม่ เลือก หน้าแรก > อีเมลใหม่หรือกด Ctrl + N.

   

2. ป้อนหัวเรื่อง หากคุณต้องการใช้เทมเพลตข้อความของคุณ

   

   คุณสามารถบันทึกเทมเพลตอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่องเริ่มต้นใน Outlook

3. ป้อนข้อความรูปภาพและองค์ประกอบอื่น ๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏในเทมเพลตข้อความอีเมล

   

   ลบลายเซ็นถ้าคุณตั้งค่า Outlook ให้เพิ่มลายเซ็นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างข้อความใหม่

4. เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตอีเมลของคุณแล้วให้เลือก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น. ใน Outlook 2007 เลือก สำนักงาน ปุ่ม > บันทึกเป็น.

   

5. ป้อนชื่อไฟล์

6. เลือก บันทึกเป็นชนิด ลูกศรดรอปดาวน์จากนั้นเลือก เทมเพลต Outlook (* .oft). ใน Outlook 2007 เลือกไฟล์ บันทึกเป็นชนิด ลูกศรดรอปดาวน์จากนั้นเลือก แม่แบบของ Outlook.

   

7. เลือก บันทึก.

8. ปิดอีเมลเดิม

เขียนอีเมลโดยใช้เทมเพลตใน Outlook

ในการเขียนข้อความใหม่ (ดูการตอบกลับด้านล่าง) โดยใช้เทมเพลตข้อความใน Outlook:

1. เลือก หน้าแรก แท็บจากนั้นเลือก รายการใหม่ > รายการเพิ่มเติม > เลือกแบบฟอร์ม. ใน Outlook 2007 เลือก เครื่องมือ > รูปแบบ > เลือกแบบฟอร์ม.

   

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร เลือกแบบฟอร์ม กล่องโต้ตอบเลือกไฟล์ มองใน ลูกศรดรอปดาวน์จากนั้นเลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์.

   

3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

   

4. เลือก จุดเปิด.

สร้างเทมเพลตอีเมลแบบง่ายสำหรับการตอบกลับด่วนใน Outlook

ในการตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการตอบกลับใน Outlook:

1. เลือก หน้าแรก แถบ

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่มเลือก สร้างใหม่.

   

3. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ชื่อ กล่องข้อความป้อนชื่อที่สื่อความหมายสำหรับเทมเพลตการตอบกลับ

   

4. เลือก เลือกการดำเนินการ ลูกศรแบบเลื่อนลง

   

5. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ตอบสนอง เลือก ตอบ.

   

   ในการตั้งค่าเทมเพลตอย่างง่ายสำหรับข้อความใหม่ที่มีผู้รับเริ่มต้นให้เลือก ข้อความใหม่.

6. เลือก แสดงตัวเลือก.

   

7. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ข้อความ กล่องข้อความป้อนข้อความสำหรับการตอบกลับของคุณ รวมลายเซ็น

8. เลือก ความสำคัญ ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก ปกติ เพื่อให้การตอบกลับของคุณมีความสำคัญตามปกติโดยไม่คำนึงถึงระดับของข้อความต้นฉบับ

   

9. หากต้องการเลือก ส่งโดยอัตโนมัติหลังจากล่าช้าไป 1 นาที. ข้อความจะไปที่กล่องขาออกโดยอัตโนมัติและอยู่ในกล่องขาออกเป็นเวลา 1 นาที ในช่วงเวลานี้คุณสามารถลบหรือแก้ไขได้

   

10. หากต้องการเพิ่มการดำเนินการเพิ่มเติมให้เลือก เพิ่มการกระทำ. ตัวอย่างเช่นเพิ่มการดำเนินการเพื่อย้ายข้อความต้นฉบับไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณหรือเพิ่มการดำเนินการเพื่อจัดหมวดหมู่ด้วยสีเพื่อระบุข้อความที่ได้รับคำตอบสำเร็จรูป

    

11. ในการเพิ่มแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการให้เลือก คีย์ลัด ลูกศรแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกทางลัด

    

12. เลือก บันทึก. ใน Outlook 2019 เลือก เสร็จสิ้น.

ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วโดยใช้เทมเพลตการตอบกลับด่วนใน Outlook

ในการส่งคำตอบด้วยเทมเพลตขั้นตอนด่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า:

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบกลับ เปิดข้อความในบานหน้าต่างการอ่านหรือในหน้าต่างแยกต่างหาก

2. หากข้อความปรากฏในบานหน้าต่างการอ่านให้เลือกไฟล์ หน้าแรก แท็บ หากข้อความปรากฏในหน้าต่างแยกต่างหากให้เลือกไฟล์ ข้อความ แถบ

   

3. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่มเลือกขั้นตอนด่วนของเทมเพลตการตอบกลับ หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการให้กดแป้นคีย์บอร์ดที่เกี่ยวข้อง

   

4. แก้ไขอีเมลตามต้องการจากนั้นเลือก ส่ง.