วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์

การรู้วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์เป็นสิ่งสำคัญในทุกสภาพแวดล้อมที่ผู้คนจำนวนมากทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์เดียวกัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจหรือในกรณีที่มีการแชร์ไฟล์ Excel บนคลาวด์และผู้คนจำนวนมากสามารถเข้าถึงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้

โชคดีที่มีหลายวิธีในการเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์ ในบางกรณีคุณสามารถรวมการเปลี่ยนแปลงที่ทำในไฟล์ Excel สองไฟล์เป็นไฟล์เดียวได้

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel for Mac

วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์

หากคุณมีไฟล์ Excel สองไฟล์ที่มีหลายแผ่นวิธีที่ง่ายที่สุดคือทำการเปรียบเทียบแผ่นงานแบบเต็มโดยใช้เครื่องมือของบุคคลที่สาม

คุณสามารถค้นหาเครื่องมือบางอย่างทางออนไลน์ที่ช่วยให้คุณเปรียบเทียบไฟล์ Excel ได้ แต่ก็มีบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ฟรี หนึ่งในนั้นคือ Spreadsheet Compare ซึ่งหาได้จาก SourceForge

ดาวน์โหลดและเรียกใช้แอปซึ่งจะติดตั้งส่วนเสริมลงในแอปพลิเคชัน Excel ของคุณ

Spreadsheet Compare ใช้งานได้กับ Excel ทุกเวอร์ชันหลังจาก Excel 2000 ซึ่งเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการ Windows เท่านั้น

ในการใช้ Spreadsheet Compare เพื่อเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์:

1. เปิดไฟล์ Excel ทั้งสองไฟล์ที่คุณต้องการเปรียบเทียบแล้วเลือกไฟล์ Add-ins เมนู. ในเมนูนี้คุณจะเห็นตัวเลือกสามตัวเลือก Full Compare, Quick Compare และ Range Compare

   

2. เลือก เปรียบเทียบแบบเต็ม. คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปแสดงไฟล์ทั้งสองในสองช่อง หากไฟล์ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงไม่อยู่ในช่องด้านบนให้เลือกไฟล์ แลกเปลี่ยน ปุ่ม. จากนั้นเลือก ต่อไป.

   

3. ในหน้าต่างถัดไปคุณสามารถปรับแต่งวิธีการเปรียบเทียบได้ คุณสามารถเปลี่ยนจุดเริ่มต้นของการเปรียบเทียบในแผ่นงานได้ไม่ว่าจะเป็นกรณีที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่และวิธีระบุที่ไม่ตรงกัน เลือก ต่อไป เพื่อย้ายไปยังหน้าต่างถัดไป

   

4. เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบและเลือก เพิ่ม เพื่อย้ายแผ่นงานเหล่านั้นไปยังบานหน้าต่างทางด้านขวา เลือก ต่อไป และทำเช่นเดียวกันสำหรับแผ่นงานถัดไปเช่นกัน

   

5. เลือก ต่อไป เพื่อดูหน้าต่างที่มีการตั้งค่าการกำหนดค่ารายงาน ปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการจากนั้นกด ต่อไป สองครั้งและ เปรียบเทียบ เพื่อเสร็จสิ้น

   

6. สุดท้ายคุณจะเห็นแผ่นงานต้นฉบับแต่ละแผ่นที่อัปเดตด้วยเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงซึ่งไฮไลต์ด้วยสีแดง เครื่องมือนี้ยังสร้างแผ่นงานที่สามพร้อมด้วยรายงานที่แสดงค่าเก่าที่ขีดฆ่าและค่าใหม่แทน

   

7. เครื่องมือนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเปรียบเทียบทั้งแผ่นงาน Excel และดูผลลัพธ์อย่างรวดเร็วกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด คุณสามารถเลื่อนดูและเก็บหรือลบการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเก็บไว้ได้

ใช้ Excel เพื่อเปรียบเทียบสองแผ่น

หากคุณมีแผ่นงานแต่ละแผ่นในไฟล์ Excel เพื่อเปรียบเทียบคุณสามารถทำได้หลายวิธี หนึ่งคือการใช้สูตรเพื่อสร้างสเปรดชีตที่สามที่แสดงความแตกต่างทั้งหมด อีกประการหนึ่งคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นเซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง

เปรียบเทียบสเปรดชีต Excel โดยใช้สูตร

หากคุณมีแผ่นงานสองแผ่นที่ต้องการเปรียบเทียบคุณสามารถสร้างแผ่นงานที่สามเพื่อเน้นว่าเซลล์ใดแตกต่างกันและแสดงความแตกต่าง สามารถทำได้โดยใช้สูตร IF

สูตร IF มีประโยชน์สำหรับการเปรียบเทียบทีละเซลล์และการใช้คุณสมบัติการป้อนอัตโนมัติของ Excel เพื่อเติมเต็มแผ่นงานผลลัพธ์ทั้งหมดด้วยผลการเปรียบเทียบ ไม่มีประโยชน์ในการเปรียบเทียบสมุดงานทั้งหมดโดยไม่ต้องทำงานพิเศษมากนัก

1. ในการเริ่มต้นการเปรียบเทียบสองแผ่นงานให้สร้างแผ่นงานที่สาม ติดป้ายกำกับ Results เพื่อให้ระบุแผ่นผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

   

2. ในเซลล์ A2 ของแผ่นผลลัพธ์วางสูตรต่อไปนี้แล้วกด เข้าสู่:

   = IF (Sheet1! A2 <> Sheet2! A2, "Sheet1:" & Sheet1! A2 & "และ Sheet2:" & Sheet2! A2, "No Difference")

   คุณสามารถปรับเปลี่ยนสูตรนี้เพื่อเริ่มต้นที่เซลล์ใดก็ได้ที่คุณต้องการ หากข้อมูลภายในแผ่นงานของคุณเริ่มต้นที่แถว B และคอลัมน์ 3 คุณจะต้องเปลี่ยนสูตรไปใช้ B3 แทน A2

   

3. สูตรนี้จะเปรียบเทียบเซลล์จาก Sheet1 กับเซลล์เดียวกันใน Sheet2 หากเซลล์เหมือนกันแผ่นผลลัพธ์จะปรากฏขึ้น ไม่แตกต่าง. หากแตกต่างกันเซลล์จะให้ค่าที่แตกต่างกันจากแต่ละแผ่นงาน

   

4. คลิกที่มุมของเซลล์แล้วลากเมาส์ข้ามแผ่นงานไปยังคอลัมน์สุดท้ายที่มีข้อมูลจากแผ่นงานอื่น ๆ ที่คุณกำลังเปรียบเทียบ ซึ่งจะเติมสูตรการเปรียบเทียบลงในคอลัมน์สุดท้ายและปรับการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติ

   

5. เมื่อไฮไลต์แถวเดียวกันให้คลิกที่มุมของเซลล์สุดท้ายแล้วลากเมาส์ลงไปที่แผ่นงานจนถึงแถวสุดท้ายที่มีข้อมูลจากแผ่นงานอื่น ๆ ที่คุณกำลังเปรียบเทียบ ซึ่งจะเติมสูตรการเปรียบเทียบลงในแถวสุดท้ายและปรับการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติ

   

6. เมื่อเลื่อนดูแผ่นงานคุณจะเห็นเซลล์ทั้งหมดที่แตกต่างกันระหว่าง Sheet1 และ Sheet2 แสดงพร้อมกับค่าจากแต่ละแผ่น เพียงเลื่อนดูเพื่อระบุความแตกต่างทั้งหมด

   

7. การใช้สูตรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการเปรียบเทียบแผ่นงานแต่ละแผ่นเนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขแผ่นงานต้นฉบับ แต่อย่างใด

เปรียบเทียบแผ่นงาน Excel กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

อีกวิธีหนึ่งในการเปรียบเทียบสองแผ่นคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ดังที่คุณเห็นจากแผ่นงานผลลัพธ์ด้านบนเมื่อเซลล์ทั้งหมดใช้การจัดรูปแบบเดียวกันอาจเป็นเรื่องยากที่จะสังเกตเห็นความแตกต่างระหว่างแผ่นงาน

การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับแผ่นงานขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก การเปลี่ยนสีหรือการจัดรูปแบบของเซลล์ที่มีความแตกต่างช่วยให้ระบุความแตกต่างเหล่านั้นได้ง่ายขึ้นมากแม้ในแผ่นงานที่มีแถวและคอลัมน์ข้อมูลจำนวนมาก

คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อระบุความแตกต่าง

1. ขั้นแรกให้ไฮไลต์เซลล์ทั้งหมดในแผ่นผลลัพธ์ เลือกไฟล์ หน้าแรก จากนั้นเลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก รูปแบบ จัดกลุ่มและเลือก กฎใหม่.

   

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร กฎการจัดรูปแบบใหม่ หน้าต่างที่ปรากฏขึ้นให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ. ใน จัดรูปแบบค่าโดยที่สูตรนี้เป็นจริง วางสูตรต่อไปนี้

   = Sheet1! A2 <> Sheet2! A2

   เช่นเดียวกับแนวทางสูตรคุณสามารถเริ่มคุณลักษณะการจัดรูปแบบที่เซลล์ใดก็ได้ หากข้อมูลของคุณเริ่มต้นที่ B3 แทนที่จะเป็น A2 ให้แก้ไขสูตรนี้เพื่อใช้ B3 แทน การจัดรูปแบบจะเริ่มต้นที่ B3 และเติมแถวและคอลัมน์ทั้งหมดด้านล่างและทางด้านขวาของมัน

   

3. เลือก รูปแบบแล้วกำหนดค่าการจัดรูปแบบที่คุณต้องการให้เซลล์มีเมื่อมีความแตกต่างระหว่างสองแผ่นงาน จากนั้นเลือก OK.

   

4. ตอนนี้คุณจะเห็นว่าเซลล์ระหว่างสองแผ่นมีความแตกต่างกันการจัดรูปแบบจึงแตกต่างกันทำให้ความแตกต่างเหล่านั้นมองเห็นได้ง่ายขึ้นมาก

   

เปรียบเทียบแผ่นงาน Excel ด้วยตนเอง

วิธีหนึ่งที่ง่ายและรวดเร็วในการเปรียบเทียบสองแผ่นงานคือการทำด้วยภาพ Excel มีวิธีง่ายๆในการเปรียบเทียบแผ่นงานสองแผ่นแบบเคียงข้างกัน

1. ในแผ่นงานที่คุณมีสองแผ่นงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบให้เลือกไฟล์ รายละเอียด เมนู. เลือก หน้าต่างใหม่ เพื่อเปิดสมุดงานเดียวกันในหน้าต่าง Excel ใหม่ในพื้นหลัง

   

2. เลือก รายละเอียด อีกครั้งแล้วคลิก ดูเคียงข้างกัน. ซึ่งจะวางหน้าต่างสมุดงานทั้งสองไว้ข้างกันโดยแต่ละหน้าต่างจะเต็มครึ่งหน้าจอ

   

3. ในหน้าต่างเดียวให้เลือกแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเปรียบเทียบ เมื่อคุณเลื่อนแผ่นงานในหน้าต่างด้านหนึ่งคุณจะเห็นแผ่นงานในหน้าต่างอีกด้านหนึ่งเลื่อนไปพร้อมกัน

   

4. การดูแบบเคียงข้างกันมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ทั้งสองแผ่นงานส่วนใหญ่เหมือนกัน แต่คุณรู้ว่ามีความแตกต่างเล็กน้อย การเลื่อนแบบซิงโครไนซ์ช่วยให้คุณสแกนสเปรดชีตด้วยสายตาเพื่อค้นหาความแตกต่างเหล่านั้น

การดูแบบเคียงข้างกันใน Excel 2010 และรุ่นก่อนหน้า

หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าไฟล์เวิร์กชีตแต่ละไฟล์จะเปิดขึ้นในหน้าต่างเดียวกัน คุณยังคงสามารถใช้คุณสมบัติดูเคียงข้างกันได้ แต่พบว่ามันแตกต่างกันเล็กน้อย

1. เปิดทั้งสองไฟล์ในหน้าต่าง Excel เดียวกัน

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร รายละเอียด ให้เลือก จัดเรียงทั้งหมด เพื่อแบ่งไฟล์ที่เปิดออกเป็นหน้าต่างย่อยหลาย ๆ หน้าต่าง

3. เลือก ดูเคียงข้างกัน ไอคอนเพื่อดูหน้าต่างย่อยเคียงข้างกันและเลื่อนทั้งสองพร้อมกัน

ตัวเลือกช่วยให้เปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์ได้ง่ายขึ้น

ตัวเลือกที่คุณใช้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลใน Excel ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลและตำแหน่งที่จัดเก็บ หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในไฟล์ Excel สองไฟล์ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือใช้โปรแกรมเสริมของบุคคลที่สามเช่น Spreadsheet Compare

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการเปรียบเทียบแผ่นงานสองแผ่นขึ้นไปภายในสมุดงานเดียวตัวเลือกอื่น ๆ จะทำงานได้ดีที่สุด ใช้สูตรและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่โดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่กระจัดกระจายไปทั่วที่คุณต้องการ ใช้วิธีการแสดงภาพเคียงข้างกันหากคุณมีสเปรดชีตสองชุดที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมากซึ่งง่ายต่อการระบุด้วยภาพ