ค้นหาข้อมูลใน Excel ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ช่วยให้คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆกับเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะได้ ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ได้ ได้แก่ แบบอักษรและการเปลี่ยนแปลงสีพื้นหลังลักษณะแบบอักษรเส้นขอบเซลล์และการเพิ่มการจัดรูปแบบตัวเลขให้กับข้อมูล

คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 และ Excel for Microsoft 365

การค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel

Excel มีตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ล่วงหน้าหลายแบบสำหรับเงื่อนไขที่ใช้กันทั่วไปเช่นการค้นหาตัวเลขที่มากกว่าหรือน้อยกว่าค่าเฉพาะหรือสูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

หนึ่งในตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าของ Excel คือการค้นหาและจัดรูปแบบข้อมูลที่ซ้ำกันด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขว่าข้อมูลที่ซ้ำกันเป็นข้อความตัวเลขวันที่สูตรหรือทั้งแถวหรือระเบียนข้อมูล

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังใช้ได้กับข้อมูลที่เพิ่มหลังจากที่มีการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับช่วงข้อมูลดังนั้นจึงง่ายต่อการเลือกข้อมูลที่ซ้ำกันเมื่อคุณเพิ่มลงในแผ่นงาน

ค้นหารายการที่ซ้ำกันด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ต่อไปนี้เป็นวิธีค้นหาเซลล์ข้อมูลที่ซ้ำกันสำหรับช่วง E1 ไปยัง E6 ดังที่เห็นในภาพด้านบน

1. เน้น เซลล์ E1 ไปยัง E6 บนแผ่นงาน

2. คลิก หน้าแรก แถบ ของ ริบบิ้น.

3. คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใน Ribbon เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง

4. เลือก เน้นกฎของเซลล์ > ค่าที่ซ้ำกัน เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบค่าที่ซ้ำกัน

5. เลือก เติมสีเขียวด้วยข้อความสีเขียวเข้ม จากรายการตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ตั้งไว้ล่วงหน้า

6. คลิก OK เพื่อยอมรับการเลือกและปิดกล่องโต้ตอบ

เซลล์ â€ <E1, E3, E5และ E6 ควรมีสีพื้นหลังสีเขียวอ่อนและข้อความสีเขียวเข้มเนื่องจากทั้งสี่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน - เดือนมกราคมและมีนาคม

ลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel

หากเป้าหมายคือการลบข้อมูลที่ซ้ำกันไม่เพียง แต่ค้นหาไม่ว่าจะเป็นเซลล์เดียวหรือระเบียนข้อมูลทั้งหมดแทนที่จะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข Excel จะมีตัวเลือกอื่นที่เรียกว่า Remove Duplicates เครื่องมือข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อค้นหาและลบบันทึกข้อมูลที่ตรงกันบางส่วนหรือทั้งหมดออกจากแผ่นงาน

ค้นหาข้อมูลที่ไม่ซ้ำใครด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

อีกทางเลือกหนึ่งที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือการค้นหาฟิลด์ข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งมีข้อมูลปรากฏเพียงครั้งเดียวในช่วงที่เลือก ตัวเลือกนี้มีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ที่คุณคาดว่าจะเห็นข้อมูลซ้ำ การค้นหาฟิลด์ที่ไม่ซ้ำกันทำให้ง่ายต่อการระบุว่าการส่งดังกล่าวขาดหายไปเมื่อใด ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนในการค้นหาเซลล์ข้อมูลเฉพาะสำหรับช่วง E1 ไปยัง E6 ดังที่เห็นในภาพด้านบน

วิธีค้นหาเซลล์ข้อมูลเฉพาะสำหรับช่วงดังกล่าว E1 ไปยัง E6 ดังที่เห็นในภาพด้านบน

1. เน้น เซลล์ E1 ไปยัง E6 บนแผ่นงาน

2. คลิก หน้าแรก แถบ ของ ริบบิ้น.

3. คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใน Ribbon เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง

4. เลือก เน้นกฎของเซลล์ > ค่าที่ซ้ำกัน เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบค่าที่ซ้ำกัน

5. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกกล่องแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ ซ้ำ และเลือก เป็นเอกลักษณ์.

6. เลือก เติมสีแดงอ่อนด้วยข้อความสีแดงเข้ม จากรายการตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ตั้งไว้ล่วงหน้า

7. คลิก OK เพื่อยอมรับการเลือกและปิดกล่องโต้ตอบ

เซลล์ E2 E4 ควรจัดรูปแบบด้วยสีพื้นหลังสีแดงอ่อนและข้อความสีแดงเข้มเนื่องจากทั้งสองมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งไม่มีอยู่ในข้อมูลที่เหลือ - กุมภาพันธ์และเมษายน