หากคุณใช้เวลาในการค้นหาไฟล์ Microsoft Word มากกว่าที่จะทำงานกับเอกสารของคุณให้ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขององค์กรที่ Word และคอมพิวเตอร์ของคุณมีให้
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Microsoft Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010
บันทึกไฟล์ Word ทั้งหมดด้วยรูปขนาดย่อ
การบันทึกไฟล์ Word ด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อช่วยให้ระบุเอกสารที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปิด
ในการบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ:
-
ใน Microsoft Word ให้เปิดเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่มีอยู่แล้วไปที่ไฟล์ เนื้อไม่มีมัน แถบ
-
เลือก ข้อมูล.
-
เลือก อสังหาริมทรัพย์
ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง. -
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร อสังหาริมทรัพย์
ให้ไปที่ไฟล์ สรุป แถบ -
เลือก บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด กล่องกาเครื่องหมาย
-
เลือก OK.
อัปเดตคุณสมบัติเอกสาร Word
ถ้าคุณทำงานกับเอกสาร Word หลายชุดที่มีชื่อและตำแหน่งที่คล้ายกันให้ใช้คุณสมบัติคุณสมบัติเอกสาร Word
-
เปิดเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มคุณสมบัติเชิงบรรยายจากนั้นไปที่ไฟล์ เนื้อไม่มีมัน แถบ
-
เลือก ข้อมูล.
-
เลือก อสังหาริมทรัพย์
ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง. -
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร อสังหาริมทรัพย์
ให้ไปที่ไฟล์ สรุป แถบ -
ป้อนความคิดเห็นคำสำคัญหมวดหมู่ชื่อเรื่องและข้อมูลหัวเรื่องเพื่อช่วยคุณแยกแยะไฟล์ของคุณ
-
เลือก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ เมื่อถึงเวลาต้องทำการค้นหา Word สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง
สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้งาน
ตั้งค่าโฟลเดอร์เดียวสำหรับเอกสาร Word ของคุณและตั้งชื่อสิ่งที่คุณจะลืมไม่ลงเช่น MyWordDocs. เติมข้อมูลด้วยโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อในลักษณะที่เหมาะสมกับคุณและใช้โฟลเดอร์เหล่านี้เพื่อบันทึกและจัดเรียงไฟล์ Word ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างบันทึกการประชุมรายสัปดาห์ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับบันทึกย่อเหล่านั้นและรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติมไว้ภายในเป็นเดือนหรือหลายปี
หากคุณมีเอกสาร Word เป็นเวลาหลายปีในคอมพิวเตอร์ของคุณและไม่มีเวลาเปิดแต่ละเอกสารและตัดสินใจว่าจะเก็บไว้หรือไม่ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปีและย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บไฟล์เก่า ๆ จนกว่าคุณจะมีเวลาจัดระเบียบไฟล์ในแบบที่เหมาะกับคุณ
ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน
สร้างระบบการตั้งชื่อเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว มีหลายวิธีในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ เลือกระบบการตั้งชื่อและใช้อย่างสม่ำเสมอ
นี่เป็นคำแนะนำเล็กน้อย:
- รวมประเภทของเอกสารในชื่อไฟล์ตัวอย่างเช่นสัญญาเช่าหรือจดหมายข่าว วิธีนี้คุณสามารถดูชื่อไฟล์เพื่อค้นหาไฟล์
- เริ่มต้นชื่อไฟล์ด้วยชื่อของลูกค้า (หรือนามสกุลของผู้รับหากเอกสารเป็นตัวอักษร)
- รวมวันที่ในชื่อไฟล์
ใช้เวลาของคุณ
หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อยอย่าจัดการกับงานในองค์กรทั้งหมดพร้อมกัน แบ่งงานออกเป็นชิ้นส่วนที่จัดการได้และใช้เวลา 15 นาทีต่อวันในการทำงาน
ในขณะที่คุณจัดระเบียบไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณให้วางไฟล์แต่ละไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งที่คุณสร้างขึ้นสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์ให้วางไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ HoldUntilDate และเลือกวันที่ในอนาคตหากคุณยังไม่ได้เปิดโฟลเดอร์ในตอนนั้นคุณก็สบายใจที่จะลบทิ้ง
ไม่ว่าคุณจะสร้างโฟลเดอร์ประเภทใดให้วางโฟลเดอร์เหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ Word หลักของคุณเพื่อให้คุณรู้ว่าจะต้องดูที่ไหน