วิธีจัดระเบียบเอกสาร Word ของคุณ

หากคุณใช้เวลาในการค้นหาไฟล์ Microsoft Word มากกว่าที่จะทำงานกับเอกสารของคุณให้ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขององค์กรที่ Word และคอมพิวเตอร์ของคุณมีให้

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Microsoft Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010

บันทึกไฟล์ Word ทั้งหมดด้วยรูปขนาดย่อ

การบันทึกไฟล์ Word ด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อช่วยให้ระบุเอกสารที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปิด

ในการบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ:

1. ใน Microsoft Word ให้เปิดเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่มีอยู่แล้วไปที่ไฟล์ เนื้อไม่มีมัน แถบ

   

2. เลือก ข้อมูล.

   

3. เลือก อสังหาริมทรัพย์
   ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.

   

4. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร อสังหาริมทรัพย์
   ให้ไปที่ไฟล์ สรุป แถบ

   

5. เลือก บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด กล่องกาเครื่องหมาย

   

6. เลือก OK.

   

อัปเดตคุณสมบัติเอกสาร Word

ถ้าคุณทำงานกับเอกสาร Word หลายชุดที่มีชื่อและตำแหน่งที่คล้ายกันให้ใช้คุณสมบัติคุณสมบัติเอกสาร Word

1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มคุณสมบัติเชิงบรรยายจากนั้นไปที่ไฟล์ เนื้อไม่มีมัน แถบ

   

2. เลือก ข้อมูล.

   

3. เลือก อสังหาริมทรัพย์
   ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.

   

4. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร อสังหาริมทรัพย์
   ให้ไปที่ไฟล์ สรุป แถบ

   

5. ป้อนความคิดเห็นคำสำคัญหมวดหมู่ชื่อเรื่องและข้อมูลหัวเรื่องเพื่อช่วยคุณแยกแยะไฟล์ของคุณ

   

6. เลือก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ เมื่อถึงเวลาต้องทำการค้นหา Word สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง

สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้งาน

ตั้งค่าโฟลเดอร์เดียวสำหรับเอกสาร Word ของคุณและตั้งชื่อสิ่งที่คุณจะลืมไม่ลงเช่น MyWordDocs. เติมข้อมูลด้วยโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อในลักษณะที่เหมาะสมกับคุณและใช้โฟลเดอร์เหล่านี้เพื่อบันทึกและจัดเรียงไฟล์ Word ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างบันทึกการประชุมรายสัปดาห์ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับบันทึกย่อเหล่านั้นและรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติมไว้ภายในเป็นเดือนหรือหลายปี

หากคุณมีเอกสาร Word เป็นเวลาหลายปีในคอมพิวเตอร์ของคุณและไม่มีเวลาเปิดแต่ละเอกสารและตัดสินใจว่าจะเก็บไว้หรือไม่ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปีและย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บไฟล์เก่า ๆ จนกว่าคุณจะมีเวลาจัดระเบียบไฟล์ในแบบที่เหมาะกับคุณ

ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน

สร้างระบบการตั้งชื่อเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว มีหลายวิธีในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ เลือกระบบการตั้งชื่อและใช้อย่างสม่ำเสมอ

นี่เป็นคำแนะนำเล็กน้อย:

• รวมประเภทของเอกสารในชื่อไฟล์ตัวอย่างเช่นสัญญาเช่าหรือจดหมายข่าว วิธีนี้คุณสามารถดูชื่อไฟล์เพื่อค้นหาไฟล์
• เริ่มต้นชื่อไฟล์ด้วยชื่อของลูกค้า (หรือนามสกุลของผู้รับหากเอกสารเป็นตัวอักษร)
• รวมวันที่ในชื่อไฟล์

ใช้เวลาของคุณ

หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อยอย่าจัดการกับงานในองค์กรทั้งหมดพร้อมกัน แบ่งงานออกเป็นชิ้นส่วนที่จัดการได้และใช้เวลา 15 นาทีต่อวันในการทำงาน

ในขณะที่คุณจัดระเบียบไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณให้วางไฟล์แต่ละไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งที่คุณสร้างขึ้นสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์ให้วางไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ HoldUntilDate และเลือกวันที่ในอนาคตหากคุณยังไม่ได้เปิดโฟลเดอร์ในตอนนั้นคุณก็สบายใจที่จะลบทิ้ง

ไม่ว่าคุณจะสร้างโฟลเดอร์ประเภทใดให้วางโฟลเดอร์เหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ Word หลักของคุณเพื่อให้คุณรู้ว่าจะต้องดูที่ไหน