วิธีการเรียกคืนข้อความใน Outlook

Outlook มีคุณลักษณะในตัวที่เรียกคืนอีเมลหรือแทนที่ข้อความแม้ว่าจะมีข้อกำหนดหลักบางประการ ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• วิธีเรียกคืนอีเมล
• ข้อกำหนดในการเรียกคืนอีเมล Outlook
• ผลลัพธ์และความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการเรียกคืน

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; และ Outlook สำหรับ Microsoft 365

วิธีการเรียกคืนอีเมลใน Outlook (และแทนที่หากต้องการ)

เมื่อคุณพยายามที่จะถอนอีเมล Outlook อาจแจ้งให้ผู้รับอีเมลที่เรียกคืน ในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook:

1. เปิด Outlook แล้วไปที่ไฟล์ รายการที่ถูกส่ง โฟลเดอร์ 

   

2. ดับเบิลคลิกที่ข้อความที่คุณต้องการเรียกคืนเพื่อเปิดในหน้าต่างแยกต่างหาก

   ตัวเลือกในการเรียกคืนข้อความจะไม่พร้อมใช้งานเมื่อข้อความนั้นแสดงในบานหน้าต่างการอ่าน

   

3. ไปที่ ข้อความ แท็บเลือก สถานะ ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก เรียกคืนข้อความนี้.

   ใน Outlook 2007 ไปที่ไฟล์ ข้อความ ในแท็บ สถานะ กลุ่มเลือก การกระทำอื่น ๆและจากนั้น เรียกคืนข้อความนี้.

   

4. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร เรียกคืนข้อความนี้ กล่องโต้ตอบเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านของข้อความนี้ เพื่อระลึกถึงข้อความ
   • ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่ เพื่อแทนที่ข้อความด้วยข้อความใหม่

   

5. หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนผลลัพธ์ให้เลือกไฟล์ บอกฉันว่าการเรียกคืนประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละคน กล่องกาเครื่องหมาย 

6. เลือก OK.

7. หากคุณเลือก ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่แก้ไขข้อความเดิม

8. เลือก ส่ง.

9. คุณจะได้รับข้อความแจ้งเตือนของ Outlook เกี่ยวกับความสำเร็จหรือความล้มเหลวของความพยายามในการถอนหรือแทนที่อีเมล 

ข้อกำหนดในการเรียกคืนอีเมล

ในการเรียกคืนอีเมล Outlook:

• ทั้งคุณและผู้รับของคุณต้องมีบัญชีอีเมลเซิร์ฟเวอร์ Exchange และใช้ Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมล
• กล่องจดหมายของผู้รับจะเปิดขึ้นเมื่อคุณพยายามดำเนินการเรียกคืน
• ข้อความต้นฉบับยังไม่ได้อ่านและอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ
• ข้อความไม่ได้สัมผัสโดยกระบวนการใด ๆ เช่นกฎตัวกรองสแปมหรือ Add-in

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้เมื่อคุณเรียกคืนอีเมล Outlook

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของไคลเอนต์อีเมลของผู้รับอีเมลต้นฉบับถูกอ่านไปแล้วหรือไม่และปัจจัยอื่น ๆ อีกหลายประการผลลัพธ์ของความพยายามในการเรียกคืนข้อความอาจแตกต่างกันไป ต่อไปนี้เป็นผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นจากการเรียกคืน Outlook 

• หากผู้รับอ่านข้อความแล้วการเรียกคืนจะล้มเหลว ทั้งข้อความเดิมและข้อความใหม่ (หรือการแจ้งเตือนความพยายามของคุณในการเรียกคืนข้อความเดิม) จะพร้อมใช้งานสำหรับผู้รับ 
• หากผู้รับไม่ได้เปิดข้อความต้นฉบับและเปิดข้อความเรียกคืนก่อนข้อความต้นฉบับจะถูกลบ Outlook แจ้งให้ผู้รับทราบว่าคุณลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของพวกเขา

ผลลัพธ์เหล่านี้ยังเกิดขึ้นหากผู้รับย้ายข้อความทั้งสองไปยังโฟลเดอร์เดียวกันไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือใช้กฎ

หากผู้รับเปิดใช้งาน ประมวลผลคำขอและการตอบสนองต่อคำร้องขอการประชุมและแบบสำรวจโดยอัตโนมัติภายใต้ การติดตาม, และผู้รับไม่ได้อ่านอีเมลต้นฉบับ Outlook จะลบข้อความต้นฉบับและแจ้งให้ผู้รับทราบว่าคุณลบข้อความนั้น

ใน Outlook 2007 คุณลักษณะนี้เรียกว่า ดำเนินการตามคำขอและการตอบกลับเมื่อมาถึง และภายใต้ ตัวเลือกการติดตาม.

อย่างไรก็ตามหากข้อความต้นฉบับถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วเมื่อประมวลผลข้อความเรียกคืนผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณต้องการลบข้อความนั้น ข้อความเดิมยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ

หากผู้รับย้ายข้อความต้นฉบับออกจากกล่องจดหมายและไปยังโฟลเดอร์อื่น (ด้วยตนเองหรือใช้กฎ) และข้อความเรียกคืนไปที่กล่องจดหมายการถอนกลับจะล้มเหลวไม่ว่าจะอ่านแล้วหรือไม่ก็ตาม ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าความพยายามเรียกคืนล้มเหลว ผู้รับสามารถเข้าถึงทั้งข้อความอีเมลเดิมและข้อความอีเมลใหม่ 

นอกจากนี้หากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์เคลื่อนที่และพยายามเรียกคืนข้อความกระบวนการนี้อาจล้มเหลว 

ส่งข้อความล่าช้า

การส่งอีเมลที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นการต่อต้านและทำให้เกิดความอับอาย แม้ว่าคุณลักษณะการเรียกคืนของ Outlook อาจช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ แต่คุณสามารถบรรเทาความเครียดได้โดยการตั้งเวลาหรือชะลอการส่งข้อความ วิธีนี้ช่วยให้คุณมีเวลารับรู้ข้อผิดพลาดหรืออัปเดตข้อมูลก่อนที่อีเมลของคุณจะเข้าสู่กล่องจดหมายของผู้รับ