วิธีทำให้ไฟล์ PST มีขนาดเล็กโดยการเก็บถาวร Mail เก่าของคุณ

เมื่อกองจดหมายที่คุณเก็บไว้ใน Outlook เติบโตขึ้นดังนั้นโดยปกติแล้ว Outlook จะใช้เวลาในการทำสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ ขีด จำกัด ขนาดไฟล์ PST ปรากฏขึ้น (แน่นอนว่าไฟล์ PST หรือ "โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" เป็นที่ที่ Outlook เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณรวมถึงปฏิทินรายชื่อติดต่อและอีเมล)

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010

ไฟล์ PST ขนาดเล็กเป็นไฟล์ PST ที่รวดเร็ว

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามจะช่วยให้ขนาดของไฟล์ PST หลักของคุณมีขนาดเล็กและจัดการได้ คุณสามารถให้ Outlook ทำบางอย่างได้โดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ หรือคุณแบ่งข้อความของคุณระหว่างไฟล์ PST อื่น ๆ ซึ่งอาจไม่เจ็บปวดและรวดเร็ว

เก็บจดหมายเก่าใน Outlook และทำให้ไฟล์ PST มีขนาดเล็ก

ในการสร้างที่เก็บถาวรของข้อความเก่าใน Outlook แยกจากไฟล์ PST ที่คุณใช้ทุกวัน:

1. เลือก เนื้อไม่มีมัน และเลือก ข้อมูล.

2. เลือก การตั้งค่าบัญชี และเลือก การตั้งค่าบัญชี จากเมนู หน้าต่างการตั้งค่าบัญชีจะเปิดขึ้น

   

3. เลือก แฟ้มข้อมูล แถบ

   

4. เลือก เพิ่ม. กล่องโต้ตอบไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่จะเปิดขึ้น

   

5. เลือก แฟ้มข้อมูล Outlook และเลือก OK.

   

6. ป้อนชื่อของที่เก็บถาวรภายใต้ ชื่อไฟล์ และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์

   

7. เลือก OK และปิดหน้าต่าง

ย้ายเมลไปที่ที่เก็บถาวร

ในการเติมข้อมูล PST ที่เก็บถาวรของคุณที่สร้างขึ้นใหม่ให้ลากและวางโฟลเดอร์ทั้งหมดลงในโฟลเดอร์รูทที่ปรากฏขึ้นใหม่ภายใต้ โฟลเดอร์จดหมาย. สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณมีไฟล์ เอกสารเก่า โฟลเดอร์ที่มีจดหมายทั้งหมดของปีที่แล้ว เพียงแค่วางลงในไฟล์เก็บถาวร PST

หรือในการเก็บถาวรแต่ละรายการ:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์รูทที่ตั้งชื่อตาม PST ที่เก็บถาวรภายใต้ โฟลเดอร์จดหมาย.

2. เลือก โฟลเดอร์ใหม่ จากเมนู

   

3. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ

   ให้แน่ใจว่า จดหมายและโพสต์รายการ ถูกเลือกภายใต้ โฟลเดอร์ประกอบด้วย หากคุณต้องการเก็บอีเมล สำหรับการจัดเก็บรายการอื่น ๆ ให้เลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสม

   

4. ลากและวางอีเมลแต่ละฉบับหรือกลุ่มลงในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่

5. ในการย้ายจดหมายทั้งหมดที่อยู่ก่อนวันที่หนึ่งในโฟลเดอร์ (หรือโฟลเดอร์ที่ซ้อนกัน) ให้เลือก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล.

6. เลือก เครื่องมือ และเลือก การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย.

   

7. เลือก การเก็บถาวรอัตโนมัติ จากเมนูที่ปรากฏขึ้น

   

ปิดไฟล์เก็บถาวร PST

หลังจากที่คุณเก็บถาวรรายการทั้งหมดคุณสามารถปิดไฟล์ PST ใน Outlook:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์รูทของ PST ที่เก็บถาวรภายใต้ โฟลเดอร์จดหมาย.

2. เลือก ปิด "___" จากเมนู

   

เข้าถึงเมลจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรแบบปิด

ในการดึงข้อความจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรคุณได้ปิด:

1. เลือก เนื้อไม่มีมัน และเลือก เปิดและส่งออก.

2. เลือก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook.

   

3. ไฟล์ PST และโฟลเดอร์จะปรากฏภายใต้ โฟลเดอร์จดหมายพร้อมสำหรับการดำเนินการ