วิธีเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook

การเก็บอีเมลเก่าที่คุณไม่ต้องการลบเป็นวิธีที่ดีในการรักษาขนาดของกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้จัดการได้ เช่นเดียวกับที่มีหลายวิธีในการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook มีหลายวิธีในการค้นหาข้อความเหล่านั้นเมื่อคุณต้องการ เรียนรู้วิธีเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook โดยใช้วิธีการที่สอดคล้องกับวิธีที่คุณจัดเก็บในตอนแรก

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010

วิธีค้นหาโฟลเดอร์เก็บถาวร

ถ้าคุณมีบัญชี Microsoft 365, Exchange, Exchange Online หรือ Outlook.com แสดงว่ามีโฟลเดอร์ Archive อยู่แล้วแม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้มาก่อนก็ตาม โฟลเดอร์นั้นอยู่ในรายการโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ

1. เปิด Outlook

2. เลือก รายละเอียด แถบ

   

3. เลือก บานหน้าต่างโฟลเดอร์ ในส่วนเค้าโครงจากนั้นเลือก ปกติ จากรายการแบบหล่นลง

   

4. แพทเทิร์น เอกสารเก่า ตอนนี้ควรปรากฏโฟลเดอร์ในรายการโฟลเดอร์ เปิดโฟลเดอร์เพื่อค้นหาข้อความที่เก็บถาวรที่คุณต้องการ

   

ไม่มีโฟลเดอร์เก็บถาวร

ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 365, Outlook 2019 หรือ Outlook 2016 และไม่เห็นโฟลเดอร์เก็บถาวรให้ทำการอัปเดตบน Outlook

1. เลือก เนื้อไม่มีมัน ใน Outlook

2. เลือก บัญชี Office ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

   

3. เลือก ตัวเลือกการปรับปรุง > อัปเดตทันที.

   

4. Microsoft จะตรวจสอบและติดตั้งการอัปเดตที่มี เมื่อการอัปเดตเสร็จสมบูรณ์โฟลเดอร์ Archive ควรปรากฏในรายการโฟลเดอร์ Outlook

วิธีการเข้าถึง Outlook Online Archive Folder

หากคุณมีบัญชีอีเมล Outlook Online โฟลเดอร์เก็บถาวรจะพร้อมใช้งานทางออนไลน์

1. ไปที่ Outlook.com และลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมล Outlook ของคุณ

2. เลือกลูกศรถัดจาก โฟลเดอร์ เพื่อขยายรายการโฟลเดอร์ Outlook หากมองไม่เห็นโฟลเดอร์

   

3. เลือก เอกสารเก่า ในบานหน้าต่างด้านซ้ายภายใต้โฟลเดอร์ อีเมลที่เก็บถาวรของคุณจะปรากฏขึ้น

   

วิธีค้นหารายการในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)

รายการที่เก็บถาวรของคุณอาจถูกเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook หรือที่เรียกว่า Personal Folders File (.pst) ถ้าคุณใช้บัญชี POP หรือ IMAP หรือถ้าคุณใช้ AutoArchive กับบัญชีอีเมลเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ เมื่อคุณเปิดไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook คุณจะสามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้

1. เปิด Outlook แล้วเลือกไฟล์ เนื้อไม่มีมัน แถบ

2. เลือก เปิดและส่งออก ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

   

3. เลือก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook. กล่องโต้ตอบเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook จะเปิดขึ้น

   

4. เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณต้องการเปิดและเลือก OK.

   ตามค่าเริ่มต้นไฟล์ข้อมูล Outlook จะถูกเก็บไว้ที่ ไดรฟ์: Users ชื่อผู้ใช้ Documents Outlook Files archive.pst ใน Windows 10, Windows 8 และ Windows 7 (ไดรฟ์และชื่อผู้ใช้จะเป็นเฉพาะสำหรับระบบของคุณ)

5. เลือกลูกศรที่อยู่ถัดจากไฟล์ข้อมูล Outlook ในบานหน้าต่างนำทางเพื่อขยายระดับบนสุดและดูโฟลเดอร์ย่อยในไฟล์ เลือกโฟลเดอร์ย่อยเพื่อดูเนื้อหา

   ใช้เครื่องมือค้นหาในตัวของ Outlook เพื่อค้นหาอีเมลผู้ติดต่อหรือหัวข้อที่ต้องการในโฟลเดอร์เก็บถาวร