สิ่งที่ต้องรู้
- ทุกคนที่ได้รับมอบหมายให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Microsoft Office 365 สามารถเข้าถึงทุกอย่างในนั้นได้เช่นอีเมลขาเข้าการตอบกลับการส่งต่อ ฯลฯ
- ผู้ใช้ Office 365 ต้องสมัครใช้งาน Microsoft Exchange Online เพื่อเข้าถึงเมลที่แชร์
- คุณสามารถสร้างได้ในศูนย์การจัดการ MS 365 ภายใต้ กลุ่ม> กล่องจดหมายที่แชร์. เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย และทำตามขั้นตอนจากที่นั่น
บทความนี้อธิบายวิธีการเพิ่มผู้ใช้ในกล่องจดหมาย Outlook ที่แชร์และวิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บและจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Office 365 สำหรับ Windows และ macOS Outlook 2019, 2016, 2013 และ 2010; Outlook สำหรับ iOS และ Android และ Outlook บนเว็บ
วิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365
คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ผู้ใช้แต่ละคนที่คุณกำหนดให้กับกล่องจดหมายต้องมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ในการตั้งค่ากล่องเมลที่แชร์:
-
ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบส่วนกลางของ Microsoft 365 หรือข้อมูลรับรองบัญชีผู้ดูแลระบบ Exchange
ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เดิมเรียกว่าศูนย์การจัดการ Office 365
-
เลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ ในบานหน้าต่างนำทาง
-
เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย บน กล่องจดหมายที่แชร์ หน้า.
-
เกี่ยวกับ เพิ่มกล่องจดหมาย พิมพ์ชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ในไฟล์ ชื่อ สนาม
-
นามแฝงกล่องจดหมายจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในไฟล์ E-mail แต่คุณสามารถเปลี่ยนนามแฝงได้หากต้องการ เมื่อคุณตั้งชื่อกล่องจดหมายที่แชร์แล้วให้เลือก เพิ่ม.
-
เลือก เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้ ภายใต้ ขั้นตอนถัดไป.
-
เลือก เพิ่มสมาชิก บน เพิ่มสมาชิกกล่องจดหมายที่แชร์ หน้า.
-
ภายใต้ สมาชิกให้เลือกช่องข้างแต่ละคนที่จะเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้เลือก บันทึก แล้วก็ ปิดหน้านี้.
หากคุณไม่เห็นชื่อบุคคลในรายการให้เลือก ค้นหา แล้วพิมพ์ชื่อบุคคล
วิธีบันทึกอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์
เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลจากกล่องเมลที่แชร์สำเนาของข้อความนั้นจะถูกบันทึกไปยังผู้ใช้นั้น รายการที่ถูกส่ง โฟลเดอร์ไม่ใช่ไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเหล่านี้ไปยังกล่องเมลที่แชร์แทนคุณต้องแก้ไขการตั้งค่ากล่องเมลที่แชร์
ในการบันทึกข้อความอีเมลที่ส่งไปยังกล่องเมลที่แชร์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 แล้วเลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ ในบานหน้าต่างนำทาง
-
เลือกกล่องเมลที่แชร์ของคุณ
-
เลือก Edit ติด รายการที่ถูกส่ง.
-
ตั้งค่าทั้งสองอย่าง คัดลอกรายการที่ส่งเป็นกล่องจดหมายนี้ คัดลอกรายการที่ส่งในนามของกล่องจดหมายนี้ ไปยัง Onจากนั้นเลือก บันทึก.
วิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010
เมื่อคุณตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์ผู้ใช้รายอื่นไม่ต้องทำอะไรเพื่อแสดงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในแถบด้านข้างของ Outlook
ในการส่งอีเมลจากกล่องเมลที่แชร์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เลือก หน้าแรก ที่ด้านบนของ Outlook
-
เลือก อีเมลใหม่ เพื่อสร้างข้อความใหม่
-
เลือก จาก ในข้อความอีเมลใหม่จากนั้นเลือกกล่องเมลที่แชร์
-
พิมพ์ข้อความของคุณแล้วเลือก ส่ง.
วิธีการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บ
หากคุณต้องการทำงานกับกล่องจดหมายที่แชร์ในเว็บเบราว์เซอร์คุณต้องเพิ่มกล่องจดหมายด้วยตนเอง ในการเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook บนเว็บให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 ของคุณจากนั้นเลือกไฟล์ ภาพ app
-
คลิกขวาที่ โฟลเดอร์ (หรือชื่อกล่องจดหมายของคุณ) ในบานหน้าต่างนำทางจากนั้นเลือก เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์.
-
พิมพ์ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่แชร์ในไฟล์ เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์ กล่องโต้ตอบแล้วเลือก เพิ่ม.
วิธีเพิ่มกล่องเมลที่แชร์ไปยัง Outlook Mobile App
หากคุณต้องการเข้าถึงกล่องเมลที่แชร์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
เปิดแอป Outlook สำหรับ iOS หรือ Android และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
-
แตะเบา ๆ เพิ่มบัญชี ในบานหน้าต่างด้านซ้ายจากนั้นแตะ เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์.
ถ้าคุณมีบัญชี Outlook หลายบัญชีให้เลือกบัญชีที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้
-
ป้อนที่อยู่อีเมล เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์คุณจะเห็นกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณภายใต้บัญชีของคุณในแอป Outlook
ถ้าคุณต้องการเอากล่องเมลที่แชร์ออกจากแอพ Outlook ให้ไปที่ การตั้งค่า > บัญชีจากนั้นแตะกล่องเมลที่แชร์แล้วเลือก ลบบัญชี.
กล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365 คืออะไร
ทุกคนที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Office 365 สามารถเข้าถึงข้อความทั้งหมดในกล่องนั้นได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกสามารถอ่านอีเมลขาเข้าตอบกลับข้อความส่งต่อข้อความและดูว่าผู้อื่นตอบกลับอย่างไร
เมื่อสมาชิกในทีมตอบกลับข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์อีเมลจะถูกส่งจากที่อยู่ที่ใช้ร่วมกันแทนที่จะเป็นที่อยู่อีเมลของแต่ละคนข้อมูลของทุกคนจึงยังคงเป็นความลับ กล่าวได้ว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันมักไม่มีชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านซึ่งอาจสร้างความกังวลด้านความปลอดภัยได้
เหตุใดจึงต้องใช้กล่องจดหมายที่แชร์
กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเหมาะสำหรับฝ่ายบริการลูกค้าหรือฝ่ายการตลาดที่ต้องการให้สมาชิกในทีมคนถัดไปตอบข้อความอีเมลขาเข้า กล่องจดหมายที่แชร์ยังมาพร้อมกับรายชื่อผู้ติดต่อที่แชร์และปฏิทินที่แชร์ดังนั้นสมาชิกในกลุ่มสามารถสร้างการนัดหมายในตำแหน่งส่วนกลางที่สมาชิกทุกคนสามารถดู