Google เอกสารเป็นเครื่องมือแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ รองรับไฟล์หลากหลายประเภทรวมถึงเอกสารสเปรดชีตงานนำเสนอภาพวาดและหน้าเว็บ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถแปลง Google Doc เป็นไฟล์ PDF ได้
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์ PDF และวิธีบันทึก Google เอกสารในรูปแบบไฟล์ทั่วไปนี้
ไฟล์ PDF มีประโยชน์อย่างไร?
PDF ย่อมาจาก Portable Document Format รูปแบบนี้สร้างขึ้นโดย Adobe ในช่วงต้นทศวรรษ 1990 เพื่อใช้ในการแบ่งปันไฟล์โดยไม่กระทบต่อการจัดรูปแบบของเอกสาร ก่อนหน้านั้นการแชร์ไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์อาจเป็นปัญหาได้เนื่องจากเป็นเรื่องปกติที่ฟอนต์ขนาดข้อความและการตั้งค่าอื่น ๆ จะสูญหายหรือถูกเปลี่ยนแปลง
PDF แก้ปัญหานั้นได้ เมื่อมีคนเปิดไฟล์ PDF ดูเหมือนว่าไฟล์นั้นเป็นอย่างไรเมื่อถูกบันทึก การจัดรูปแบบถูกล็อกไว้ในเอกสารป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องการ
ผู้คนยังชอบ PDF เพราะสามารถใช้องค์ประกอบภาพเช่นภาพตัดปะภาพดิจิทัลและภาพถ่าย คนอื่นชอบเพราะมันดูสวยงามและเป็นมืออาชีพมากกว่า รูปแบบนี้ใช้การบีบอัดภายในซึ่งหมายความว่าจะใช้พื้นที่น้อยกว่าไฟล์ประเภทอื่น ๆ ทำให้เหมาะสำหรับการส่งอีเมลพิมพ์และอัปโหลดเอกสารไปยังเว็บ
นอกเหนือจากการรักษาการจัดรูปแบบของคุณแล้ว PDF ยังลบองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นและรบกวนสมาธิออกจากเอกสารดิจิทัลเช่นระยะขอบและโครงร่าง นอกจากนี้ยังรักษาการจัดรูปแบบเอกสารเมื่อพิมพ์ออกมา
คุณควรใช้ PDF เมื่อใด
คุณควรพิจารณาใช้รูปแบบ PDF สำหรับเอกสารใด ๆ ต่อไปนี้:
- รูปแบบทางกฎหมายเช่นสัญญาสัญญาเช่าและตั๋วแลกเงิน
- ใบแจ้งหนี้ประวัติย่อจดหมายสมัครงานและพอร์ตการลงทุนออนไลน์
- วัสดุที่ดาวน์โหลดได้เช่น eBook คู่มือผลิตภัณฑ์หรือเอกสารไวท์เปเปอร์
- โครงการโรงเรียนและเอกสารการวิจัย
3 วิธีในการสร้างไฟล์ PDF ใน Google เอกสาร
มีสองสามวิธีในการแปลง Google Doc เป็นไฟล์ PDF คุณสามารถดาวน์โหลด Google Doc เวอร์ชัน PDF ส่งอีเมลหรือบันทึกลงใน Google ไดรฟ์ได้โดยตรง
วิธีดาวน์โหลด Google Doc เวอร์ชัน PDF
ใช้วิธีนี้หากคุณต้องการดาวน์โหลด Google เอกสารเวอร์ชัน PDF ลงในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่
-
เข้าสู่ระบบ Google เอกสารและเปิดเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF
-
เลือก เนื้อไม่มีมัน > ดาวน์โหลดเป็น > เอกสาร PDF (.pdf).
-
ตรวจสอบโฟลเดอร์ดาวน์โหลดของคอมพิวเตอร์เพื่อหาไฟล์ PDF ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ PDF ที่ดาวน์โหลดมาได้ที่นี่
วิธีส่งอีเมล Google Doc เวอร์ชัน PDF
ใช้วิธีนี้หากคุณต้องการส่งไฟล์ PDF ที่แปลงแล้วไปให้คนอื่นหากคุณต้องการมีสำเนา PDF ในกล่องจดหมายของคุณ
-
ลงชื่อเข้าใช้ Google เอกสารและเปิดเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF
-
เลือก เนื้อไม่มีมัน > ส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ.
-
ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ ใช้ที่อยู่อีเมลของคุณหากคุณต้องการให้ส่งเอกสารที่แปลงแล้วไปยังกล่องจดหมายของคุณ
ป้อนส่วนหัวของหัวเรื่องและหากคุณต้องการข้อความ
-
เลือก ส่ง. ผู้รับจะได้รับ PDF เป็นไฟล์แนบอีเมลซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้
วิธีบันทึก Google Doc เวอร์ชัน PDF ไปยัง Google Drive
หากคุณต้องการเก็บไฟล์ PDF ที่แปลงแล้วไว้ในบัญชี Google Drive ของคุณหรือแบ่งปันจากแหล่งนั้นให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เมื่อเปิด Google เอกสารให้เลือก เนื้อไม่มีมัน > พิมพ์.
-
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ปลายทาง ให้เลือก บันทึกลงใน Google Driveจากนั้นเลือก บันทึก.
-
PDF จะถูกบันทึกลงใน Google Drive ของคุณ คุณสามารถดูหรือแบ่งปันได้โดยตรงจากตำแหน่งนี้
ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการบันทึก PDF จาก Google เอกสาร
นอกเหนือจากวิธีการเหล่านี้ในการบันทึก Google Doc เป็น PDF แล้วคุณยังสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเช่น DriveConverter ซึ่งช่วยให้คุณดาวน์โหลดไฟล์ Google ในรูปแบบต่างๆรวมถึง PDF, JPG และ MP3