วิธีการส่งออกข้อมูลจากแบบฟอร์ม Word ไปยัง Excel

Microsoft Word ไม่มีตัวเลือกในการบันทึกข้อมูลแบบฟอร์มเป็นแผ่นงาน Excel โดยตรง อย่างไรก็ตามการทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพียงไม่กี่ขั้นตอนการส่งออกข้อมูลจากแบบฟอร์ม Word ไปยัง Excel ทำได้ง่ายมาก

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac และ Excel Online

เข้าใจ Word Forms

แบบฟอร์ม Word ประกอบด้วยช่องว่างที่ช่วยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลสำคัญได้ง่าย โดยปกติแล้วจะมีการแจกจ่ายแบบฟอร์มเหล่านี้เพื่อให้ผู้คนจำนวนมากสามารถกรอกข้อมูลและส่งคืนได้ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากแบบฟอร์มเหล่านั้นและถ่ายโอนไปยังสเปรดชีต Excel เป็นกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองที่น่าเบื่อ โชคดีที่การส่งออกข้อมูลฟอร์ม Word ไปยัง Excel เป็นเรื่องง่ายมากโดยใช้ไฟล์ที่คั่นด้วยจุลภาค

ใช้ตัวเลือกเพื่อเลือกรูปแบบที่คั่นด้วยจุลภาค

การปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยในเอกสารฟอร์ม Word ของคุณในการบันทึกข้อมูลฟอร์มเป็นไฟล์ที่คั่นด้วยจุลภาค (CSV) รูปแบบไฟล์นี้แยกแต่ละระเบียนฟอร์มด้วยลูกน้ำ ใช้ไฟล์ CSV เพื่อนำเข้าข้อมูลลงใน Excel

Microsoft Word ฉลาดพอที่จะบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์มลงในไฟล์ CSV เท่านั้น ไม่มีการเพิ่มข้อความพิเศษในเอกสารลงในไฟล์ CSV

เมื่อเปิดเอกสารแบบฟอร์มและกรอกข้อมูลแล้วให้เลือก เนื้อไม่มีมัน >  Options.

1. เลือก ระดับสูง ในแผงทางด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบตัวเลือก

2. ในส่วนรักษาความถูกต้องเมื่อแชร์เอกสารนี้ให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก บันทึกข้อมูลแบบฟอร์มเป็นไฟล์ข้อความที่คั่น.

3. ข่าวประชา OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Word

ณ จุดนี้มีสองวิธีในการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel บันทึกเอกสารหรือส่งออกข้อมูล

ใช้บันทึกเป็นเพื่อส่งออกเป็น CSV

ในการบันทึกเอกสารเป็นรูปแบบ CSV:

1. จากเมนูไฟล์ให้เลือก บันทึกเป็น. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะเปิดขึ้นพร้อมกับไฟล์ TXT เลือกรูปแบบไฟล์แล้ว

2. ตั้งชื่อไฟล์และเลือก OK.

3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวอย่างข้อมูลที่คุณกำลังส่งออกจากแบบฟอร์มเป็นรูปแบบ CSV

4. ข่าวประชา OK เพื่อส่งออกข้อมูล

Word แยกข้อมูลฟอร์มที่พิมพ์ลงในแบบฟอร์มเป็นไฟล์ . Csv ซึ่งสามารถเปิดได้ด้วย Excel Word แทรกเครื่องหมายจุลภาคระหว่างเขตข้อมูล Excel ใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกข้อมูลออกเป็นเซลล์เฉพาะ

ใช้การส่งออกเพื่อบันทึกเป็น CSV

ในการส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV:

1. เลือก เนื้อไม่มีมัน > ส่งออก.

2. เลือก เปลี่ยนประเภทไฟล์.

3. ภายใต้ประเภทไฟล์เอกสารให้เลือก ข้อความธรรมดา (* .txt).

4. เลือก บันทึกเป็น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น

5. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ป้อนชื่อไฟล์และเลือก บันทึก เพื่อส่งออกข้อมูล

นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงใน Excel

หลังจากส่งออกข้อมูลฟอร์ม Word เป็นรูปแบบ CSV แล้วข้อมูลก็พร้อมที่จะนำเข้าสู่ Microsoft Excel

หากคุณเปิดไฟล์โดยใช้ Excel คุณจะไม่เห็นไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไว้เนื่องจากค่าเริ่มต้นของ Excel จะแสดงเฉพาะไฟล์ Excel เท่านั้น

เปิดไฟล์ CSV โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดเอกสาร Excel เปล่า

2. เลือก เนื้อไม่มีมัน > จุดเปิด.

3. เลือก หมวดหมู่สินค้า.

4. ในรายการดรอปดาวน์ประเภทไฟล์ให้เลือก ไฟล์ทั้งหมด (*. *).

5. เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลฟอร์ม Word ที่ส่งออกและเลือกไฟล์ข้อความ CSV

6. เลือก จุดเปิด.

7. Excel เปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ เลือก ที่คั่นและเลือก ต่อไป.

8. ยกเลิกการเลือก แถบ ช่องทำเครื่องหมายแล้วเลือกไฟล์ จุลภาค กล่องกาเครื่องหมาย จากนั้นเลือก ต่อไป.

9. เลือก เสร็จสิ้น.

ข้อมูลจากฟอร์ม Word ของคุณจะปรากฏในแผ่นงาน Excel ของคุณ

นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงในสเปรดชีตที่มีอยู่ด้วย Excel 2019 และ 2016

หากคุณต้องการนำข้อมูลจากฟอร์ม Microsoft ใหม่มาไว้ในสเปรดชีตเดียวกันให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดไฟล์ Excel ที่บันทึกไว้

2. สร้างแผ่นงานใหม่โดยกดปุ่ม + สัญลักษณ์ที่ด้านล่างของแผ่นงานที่มีอยู่

3. เลือกเซลล์ A1.

4. ในเมนูข้อมูลเลือก รับข้อมูล > จากไฟล์,> จากข้อความ / CSV (ใน Microsoft 2010 หรือ 2013 ให้เลือก จากข้อความ).

5. เลือกไฟล์ข้อความใหม่ที่มีข้อมูลแบบฟอร์มแล้วเลือก นำเข้า.

6. ในตัวช่วยสร้างเลือก โหลด > โหลดไปที่.

7. ภายใต้คุณต้องการวางข้อมูลไว้ที่ใดให้เลือก แผ่นงานที่มีอยู่และตรวจสอบให้แน่ใจ A1 จะถูกเลือก

8. ข่าวประชา OK.

เมื่อนำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มแล้วให้เพิ่มข้อมูลฟอร์ม Word ใหม่ลงในแผ่นงานหลักของคุณ:

1. ใน Word ให้เน้นทั้งแถวด้วยข้อมูล

2. คลิกขวาและเลือก คัดลอก.

3. ใน Excel เลือกแผ่นงานหลักของคุณ

4. ไฮไลต์เซลล์ที่อยู่ด้านล่างบันทึกล่าสุดในแผ่นงาน

5. คลิกขวาและเลือก พาสต้า.

นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงในสเปรดชีตที่มีอยู่ด้วย Excel 2013 และ 2010

ในการนำข้อมูลจากฟอร์ม Microsoft ใหม่เข้าสู่ Excel 2013 หรือ 2010 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดไฟล์ Excel ที่บันทึกไว้

2. เลือกเซลล์ในคอลัมน์แรกด้านล่างข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ

3. เลือก ข้อมูล > จากข้อความ.

4. เลือกไฟล์ข้อความใหม่ที่มีข้อมูลแบบฟอร์มแล้วเลือก นำเข้า.

5. ในตัวช่วยสร้างให้เลือก ที่คั่นและกด ต่อไป.

6. ยกเลิกการเลือก แถบ ช่องทำเครื่องหมายเลือกไฟล์ จุลภาค กล่องกาเครื่องหมายแล้วเลือก ต่อไป.

7. ข่าวประชา เสร็จสิ้น.

8. ภายใต้ คุณต้องการวางข้อมูลไว้ที่ใดให้เลือก แผ่นงานที่มีอยู่. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้แถวใหม่ไปแล้ว

9. ข่าวประชา OK.

สิ่งนี้จะเพิ่มข้อมูลฟอร์ม Word ใหม่ไปยังแถวถัดไปในแผ่นงานหลักของคุณ