วิธีเพิ่มและใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook และ Microsoft 365

สิ่งที่ต้องรู้

• ทุกคนที่ได้รับมอบหมายให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Microsoft Office 365 สามารถเข้าถึงทุกอย่างในนั้นได้เช่นอีเมลขาเข้าการตอบกลับการส่งต่อ ฯลฯ
• ผู้ใช้ Office 365 ต้องสมัครใช้งาน Microsoft Exchange Online เพื่อเข้าถึงเมลที่แชร์
• คุณสามารถสร้างได้ในศูนย์การจัดการ MS 365 ภายใต้ กลุ่ม> กล่องจดหมายที่แชร์. เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย และทำตามขั้นตอนจากที่นั่น

บทความนี้อธิบายวิธีการเพิ่มผู้ใช้ในกล่องจดหมาย Outlook ที่แชร์และวิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บและจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Office 365 สำหรับ Windows และ macOS Outlook 2019, 2016, 2013 และ 2010; Outlook สำหรับ iOS และ Android และ Outlook บนเว็บ

วิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365

คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ผู้ใช้แต่ละคนที่คุณกำหนดให้กับกล่องจดหมายต้องมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ในการตั้งค่ากล่องเมลที่แชร์:

1. ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบส่วนกลางของ Microsoft 365 หรือข้อมูลรับรองบัญชีผู้ดูแลระบบ Exchange

   ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เดิมเรียกว่าศูนย์การจัดการ Office 365

2. เลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ ในบานหน้าต่างนำทาง

   

3. เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย บน กล่องจดหมายที่แชร์ หน้า.

4. เกี่ยวกับ เพิ่มกล่องจดหมาย พิมพ์ชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ในไฟล์ ชื่อ สนาม

   

5. นามแฝงกล่องจดหมายจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในไฟล์ E-mail แต่คุณสามารถเปลี่ยนนามแฝงได้หากต้องการ เมื่อคุณตั้งชื่อกล่องจดหมายที่แชร์แล้วให้เลือก เพิ่ม.

   

6. เลือก เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้ ภายใต้ ขั้นตอนถัดไป.

7. เลือก เพิ่มสมาชิก บน เพิ่มสมาชิกกล่องจดหมายที่แชร์ หน้า.

8. ภายใต้ สมาชิกให้เลือกช่องข้างแต่ละคนที่จะเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้เลือก บันทึก แล้วก็ ปิดหน้านี้.

   หากคุณไม่เห็นชื่อบุคคลในรายการให้เลือก ค้นหา แล้วพิมพ์ชื่อบุคคล

วิธีบันทึกอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์

เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลจากกล่องเมลที่แชร์สำเนาของข้อความนั้นจะถูกบันทึกไปยังผู้ใช้นั้น รายการที่ถูกส่ง โฟลเดอร์ไม่ใช่ไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเหล่านี้ไปยังกล่องเมลที่แชร์แทนคุณต้องแก้ไขการตั้งค่ากล่องเมลที่แชร์

ในการบันทึกข้อความอีเมลที่ส่งไปยังกล่องเมลที่แชร์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 แล้วเลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ ในบานหน้าต่างนำทาง

2. เลือกกล่องเมลที่แชร์ของคุณ

3. เลือก Edit ติด รายการที่ถูกส่ง.

   

4. ตั้งค่าทั้งสองอย่าง คัดลอกรายการที่ส่งเป็นกล่องจดหมายนี้ คัดลอกรายการที่ส่งในนามของกล่องจดหมายนี้ ไปยัง Onจากนั้นเลือก บันทึก.

วิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010

เมื่อคุณตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์ผู้ใช้รายอื่นไม่ต้องทำอะไรเพื่อแสดงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในแถบด้านข้างของ Outlook

ในการส่งอีเมลจากกล่องเมลที่แชร์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือก หน้าแรก ที่ด้านบนของ Outlook

2. เลือก อีเมลใหม่ เพื่อสร้างข้อความใหม่

   

3. เลือก จาก ในข้อความอีเมลใหม่จากนั้นเลือกกล่องเมลที่แชร์

4. พิมพ์ข้อความของคุณแล้วเลือก ส่ง.

วิธีการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บ

หากคุณต้องการทำงานกับกล่องจดหมายที่แชร์ในเว็บเบราว์เซอร์คุณต้องเพิ่มกล่องจดหมายด้วยตนเอง ในการเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook บนเว็บให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 ของคุณจากนั้นเลือกไฟล์ ภาพ app

2. คลิกขวาที่ โฟลเดอร์ (หรือชื่อกล่องจดหมายของคุณ) ในบานหน้าต่างนำทางจากนั้นเลือก เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์.

3. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่แชร์ในไฟล์ เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์ กล่องโต้ตอบแล้วเลือก เพิ่ม.

วิธีเพิ่มกล่องเมลที่แชร์ไปยัง Outlook Mobile App

หากคุณต้องการเข้าถึงกล่องเมลที่แชร์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดแอป Outlook สำหรับ iOS หรือ Android และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ

2. แตะเบา ๆ เพิ่มบัญชี ในบานหน้าต่างด้านซ้ายจากนั้นแตะ เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์. 

   ถ้าคุณมีบัญชี Outlook หลายบัญชีให้เลือกบัญชีที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้ 

3. ป้อนที่อยู่อีเมล เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์คุณจะเห็นกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณภายใต้บัญชีของคุณในแอป Outlook

   ถ้าคุณต้องการเอากล่องเมลที่แชร์ออกจากแอพ Outlook ให้ไปที่ การตั้งค่า > บัญชีจากนั้นแตะกล่องเมลที่แชร์แล้วเลือก ลบบัญชี.

กล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365 คืออะไร

ทุกคนที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Office 365 สามารถเข้าถึงข้อความทั้งหมดในกล่องนั้นได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกสามารถอ่านอีเมลขาเข้าตอบกลับข้อความส่งต่อข้อความและดูว่าผู้อื่นตอบกลับอย่างไร

เมื่อสมาชิกในทีมตอบกลับข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์อีเมลจะถูกส่งจากที่อยู่ที่ใช้ร่วมกันแทนที่จะเป็นที่อยู่อีเมลของแต่ละคนข้อมูลของทุกคนจึงยังคงเป็นความลับ กล่าวได้ว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันมักไม่มีชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านซึ่งอาจสร้างความกังวลด้านความปลอดภัยได้

เหตุใดจึงต้องใช้กล่องจดหมายที่แชร์

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเหมาะสำหรับฝ่ายบริการลูกค้าหรือฝ่ายการตลาดที่ต้องการให้สมาชิกในทีมคนถัดไปตอบข้อความอีเมลขาเข้า กล่องจดหมายที่แชร์ยังมาพร้อมกับรายชื่อผู้ติดต่อที่แชร์และปฏิทินที่แชร์ดังนั้นสมาชิกในกลุ่มสามารถสร้างการนัดหมายในตำแหน่งส่วนกลางที่สมาชิกทุกคนสามารถดู