มาโครคือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้เพื่อให้สามารถเล่น (เรียกใช้งาน) ในภายหลังได้ มาโครเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการลดปริมาณงานที่คุณต้องทำในชุดขั้นตอนที่คุณทำบ่อยๆ วิธีสร้างและทดสอบมาโครใน Microsoft Word มีดังนี้
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010
เหตุใดจึงต้องใช้มาโคร
ด้วยมาโครคุณจะได้ผลลัพธ์เดียวกันโดยคลิกที่คำสั่งแทนที่จะทำตามขั้นตอนทั้งหมด บางวิธีในการใช้มาโครเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ได้แก่ :
- ใส่โลโก้และชื่อ บริษัท ของคุณในแบบอักษรเฉพาะ
- แทรกตารางที่คุณต้องสร้างเป็นประจำ
- จัดรูปแบบเอกสารที่มีลักษณะเฉพาะเช่นการกำหนดหมายเลขหน้าและการเว้นวรรคสองครั้ง
การสร้างและใช้มาโครเป็นทักษะที่ได้เรียนรู้ แต่ประสิทธิภาพที่ได้นั้นคุ้มค่ากับความพยายาม
สร้างมาโคร
มีคำสั่งมากกว่า 950 คำสั่งใน Word ซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือและมีปุ่มลัดที่กำหนดให้ อย่างไรก็ตามบางคำสั่งเหล่านี้ไม่ได้กำหนดให้กับเมนูหรือแถบเครื่องมือตามค่าเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะสร้างแมโคร Word ของคุณเองให้ตรวจสอบว่ามีอยู่หรือไม่และสามารถกำหนดให้กับแถบเครื่องมือได้
หากต้องการดูคำสั่งที่มีอยู่ใน Word ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
เลือก รายละเอียด แถบ
-
เลือก แมโคร.
-
เลือก ดูมาโคร.
หรือกด Alt + F8 ปุ่มลัดเพื่อเข้าถึงไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบ
-
เลือก มาโครใน ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คำสั่งของ Word.
-
ในรายการชื่อคำสั่งตามตัวอักษรให้ไฮไลต์ชื่อเพื่อแสดงคำอธิบายของคำสั่งที่ด้านล่างของ แมโคร ภายใต้ รายละเอียด ฉลาก.
หากคำสั่งที่คุณต้องการสร้างมีอยู่อย่าทำซ้ำกับแมโคร Word ของคุณเอง หากไม่มีให้ดำเนินการสร้างแมโคร Word ของคุณ
วางแผนสำหรับแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผนอย่างรอบคอบ การวางแผนนี้รวมถึงการมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้แมโคร Word ทำงานวิธีที่จะทำให้งานในอนาคตของคุณง่ายขึ้นและสถานการณ์ที่คุณต้องการใช้
เมื่อทราบสิ่งเหล่านี้แล้วให้วางแผนตามขั้นตอนจริง สิ่งนี้สำคัญเนื่องจากเครื่องบันทึกจะจดจำทุกสิ่งที่คุณทำและรวมไว้ในมาโคร ตัวอย่างเช่นหากคุณพิมพ์บางสิ่งบางอย่างแล้วลบออกทุกครั้งที่คุณเรียกใช้แมโครนั้น Word จะสร้างรายการเดียวกันจากนั้นจึงลบออกทำให้เป็นมาโครที่เลอะเทอะและไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อคุณวางแผนมาโครสิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้
- วางแผนคำสั่งและลำดับที่คุณต้องการให้มาโครดำเนินการตามคำสั่ง
- รู้คีย์ลัดสำหรับคำสั่งที่คุณวางแผนจะใช้ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับการนำทางเนื่องจากคุณไม่สามารถใช้เมาส์เพื่อนำทางภายในพื้นที่เอกสารเมื่อคุณเรียกใช้เครื่องบันทึก นอกจากนี้คุณจะสร้างมาโครที่มีขนาดเล็กลงหากคุณใช้ปุ่มทางลัดแทนปุ่มลูกศร
- วางแผนสำหรับข้อความที่ Word อาจแสดงและจะหยุดแมโคร
- ใช้ขั้นตอนให้น้อยที่สุดเพื่อให้มาโครมีประสิทธิภาพ
- ทำการทดสอบอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึก
หลังจากที่คุณได้วางแผนแมโคร Word ของคุณและดำเนินการแล้วคุณก็พร้อมที่จะบันทึก หากคุณวางแผนมาโครไว้อย่างรอบคอบการบันทึกเพื่อใช้ในภายหลังจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของกระบวนการ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างการสร้างมาโครและการทำงานกับเอกสารคือคุณต้องกดปุ่มพิเศษสองสามปุ่มและทำการเลือกสองสามรายการในกล่องโต้ตอบ
บันทึกมาโคร
เมื่อคุณเริ่มบันทึกแมโครตัวชี้เมาส์จะมีไอคอนเล็ก ๆ ที่ดูเหมือนเทปคาสเซ็ตอยู่ข้างๆแสดงว่า Word กำลังบันทึกการกระทำของคุณ จากนั้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนที่วางไว้ในขั้นตอนการวางแผน เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่ม หยุด ปุ่ม (เป็นช่องสี่เหลี่ยมสีน้ำเงินทางด้านซ้าย) เมื่อคุณกด หยุด มาโคร Word ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว
วิธีบันทึกมาโครมีดังนี้
-
ไปที่ รายละเอียด เลือก แมโครแล้วเลือก บันทึกมาโคร เพื่อเปิด บันทึกมาโคร กล่องโต้ตอบ
-
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ชื่อมาโคร พิมพ์ชื่อเฉพาะ
ชื่อสามารถประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวเลขได้สูงสุด 80 ตัว (ไม่มีสัญลักษณ์หรือช่องว่าง) และต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร ชื่อควรไม่ซ้ำกันเพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่าทำอะไรได้บ้างโดยไม่ต้องอ้างถึงคำอธิบาย
-
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร รายละเอียด กล่องข้อความป้อนคำอธิบายของการกระทำที่แมโครดำเนินการ
-
เลือกว่าคุณต้องการให้มาโครพร้อมใช้งานในเอกสารทั้งหมดหรือเฉพาะในเอกสารปัจจุบัน หากคุณเลือกที่จะ จำกัด ความพร้อมใช้งานของคำสั่งให้เน้นชื่อเอกสารในไฟล์ จัดเก็บมาโครใน เมนูแบบเลื่อนลง
ตามค่าเริ่มต้น Word จะทำให้มาโครพร้อมใช้งานในเอกสารทั้งหมดของคุณและคุณอาจพบว่าสิ่งนี้เหมาะสมที่สุด
-
เมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับมาโครแล้วให้เลือก OK. แถบเครื่องมือบันทึกมาโครจะปรากฏที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ
ในการหยุดการบันทึกชั่วคราวให้เลือก หยุดการบันทึก / บันทึกต่อ ปุ่ม (คือปุ่มทางขวา) หากต้องการบันทึกต่อให้เลือกอีกครั้ง
ทดสอบมาโคร
จุดประสงค์เบื้องหลังการสร้างมาโครใน Word คือการเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณโดยใส่งานซ้ำ ๆ และลำดับคำสั่งที่ซับซ้อนไว้ที่ปลายนิ้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาโครของคุณทำงานตามที่ตั้งใจไว้โดยการทดสอบมาโคร
-
ในการเรียกใช้แมโครให้กดปุ่ม Alt + F8 ปุ่มลัดเพื่อแสดงไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบ
-
ไฮไลต์มาโครในรายการจากนั้นเลือก วิ่ง.
หากคุณไม่เห็นมาโครของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งที่ถูกต้องอยู่ในไฟล์ มาโครใน กล่อง.
สร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมาโคร
หากคุณสร้างมาโครหลายตัวให้ค้นหาด้วยไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบต้องใช้เวลา หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับมาโครคุณสามารถข้ามกล่องโต้ตอบและเข้าถึงแมโครของคุณได้โดยตรงจากแป้นพิมพ์ในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเข้าถึงคำสั่งอื่น ๆ ใน Word
-
เลือก เนื้อไม่มีมันจากนั้นเลือก Options.
-
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ตัวเลือกของ กล่องโต้ตอบไปที่บานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก Ribbon แบบกำหนดเอง.
-
เลือก ปรับแต่ง.
-
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร หมวดหมู่ เลื่อนลงไปที่ แมโคร แล้วเลือกมาโครที่คุณต้องการสร้างทางลัดใหม่
หากมาโครมีคีย์ลัดที่กำหนดไว้ในปัจจุบันทางลัดจะปรากฏในช่องด้านล่าง คีย์ปัจจุบัน ฉลาก.
-
หากไม่มีการกำหนดคีย์ลัดให้กับมาโครหรือหากคุณต้องการสร้างคีย์ลัดที่สองสำหรับมาโครให้เลือกปุ่ม กดปุ่มทางลัดใหม่ กล่องข้อความ.
-
ป้อนคีย์ลัดที่คุณต้องการใช้เพื่อเข้าถึงมาโครของคุณ
หากกำหนดคีย์ลัดให้กับคำสั่งข้อความจะระบุว่า ปัจจุบันได้รับมอบหมายให้ ตามด้วยชื่อของคำสั่ง กำหนดคีย์ลัดใหม่โดยดำเนินการต่อหรือเลือกคีย์ลัดใหม่
-
เลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก ปกติ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับเอกสารทั้งหมดที่สร้างใน Word
ในการใช้คีย์ลัดเฉพาะในเอกสารปัจจุบันให้เลือกชื่อเอกสารจากรายการ
-
เลือก กำหนด.
-
เลือก ปิดหน้านี้ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ