การสืบค้นฐานข้อมูลเกี่ยวข้องกับการดึงข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดจากตารางหรือมุมมองหนึ่งตารางขึ้นไป Microsoft Access 2010 มีฟังก์ชันคิวรีที่มีคำแนะนำที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสร้างแบบสอบถามได้อย่างง่ายดายแม้ว่าคุณจะไม่รู้วิธีเขียนสคริปต์ภาษาคิวรีที่มีโครงสร้างก็ตาม
สำรวจ Query Wizard อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องสัมผัสข้อมูลของคุณโดยใช้ Access 2010 และฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind หากคุณใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าคุณอาจต้องทำตามขั้นตอนอื่น
วิธีสร้างแบบสอบถามใน Access 2010
สร้างแบบสอบถามตัวอย่างที่แสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Northwind กำหนดเป้าหมายระดับสินค้าคงคลังและราคาปลีกสำหรับแต่ละรายการ
- เปิดฐานข้อมูล หากคุณยังไม่ได้ติดตั้งฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind ให้เพิ่มก่อนดำเนินการต่อ หากติดตั้งไว้แล้วให้ไปที่แท็บไฟล์เลือกเปิดและค้นหาฐานข้อมูล Northwind บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เปลี่ยนไปที่แท็บสร้าง ใน Access ribbon เปลี่ยนจากแท็บไฟล์เป็นแท็บสร้าง ไอคอนที่แสดงให้คุณเห็นใน Ribbon จะเปลี่ยนไป
- คลิกไอคอน Query Wizard ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างแบบสอบถามใหม่ อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้มุมมองการออกแบบแบบสอบถามซึ่งอำนวยความสะดวกในการสร้างแบบสอบถามที่ซับซ้อนมากขึ้น แต่มีความซับซ้อนในการใช้งานมากกว่า
- เลือกประเภทการสืบค้น. Access จะแจ้งให้คุณเลือกประเภทของแบบสอบถามที่คุณต้องการสร้าง สำหรับวัตถุประสงค์ของเราเราจะใช้ Simple Query Wizard เลือกและคลิกตกลงเพื่อดำเนินการต่อ
- เลือกตารางที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่ายจะเปิดขึ้น มีเมนูแบบเลื่อนลงที่ควรตั้งค่าเริ่มต้นเป็น "ตาราง: ลูกค้า" เมื่อคุณเลือกเมนูแบบเลื่อนลงคุณจะเห็นรายชื่อของตารางและแบบสอบถามทั้งหมดที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูล Access ของคุณ นี่คือแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับคำค้นหาใหม่ของคุณ ในตัวอย่างนี้เลือกตารางผลิตภัณฑ์ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ในสินค้าคงคลังของ Northwind
- เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการให้ปรากฏในผลการค้นหา เพิ่มช่องโดยการดับเบิลคลิกหรือคลิกเพียงครั้งเดียวที่ชื่อช่องแล้วคลิกไอคอน ">" ฟิลด์ที่เลือกจะย้ายจากรายการฟิลด์ที่มีไปยังรายการฟิลด์ที่เลือก ไอคอน ">>" จะเลือกช่องที่มีอยู่ทั้งหมด ไอคอน "<" ช่วยให้คุณสามารถลบฟิลด์ที่ไฮไลต์ออกจากรายการฟิลด์ที่เลือกในขณะที่ไอคอน "<<" จะลบฟิลด์ที่เลือกทั้งหมด ในตัวอย่างนี้เลือกชื่อผลิตภัณฑ์ราคาปลีกและระดับเป้าหมายจากตารางผลิตภัณฑ์
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 และ 6 เพื่อเพิ่มข้อมูลจากตารางเพิ่มเติม ในตัวอย่างของเราเรากำลังดึงข้อมูลจากตารางเดียว อย่างไรก็ตามเราไม่ได้ จำกัด ให้ใช้เพียงตารางเดียว รวมข้อมูลจากหลายตารางและแสดงความสัมพันธ์ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกฟิลด์ - Access จะจัดเรียงฟิลด์ให้คุณ การจัดแนวนี้ทำงานได้เนื่องจากฐานข้อมูล Northwind มีความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าระหว่างตาราง หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลใหม่คุณจะต้องสร้างความสัมพันธ์เหล่านี้ด้วยตัวเอง
- คลิกถัดไป เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ในแบบสอบถามของคุณเสร็จแล้วให้คลิกปุ่มถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
- เลือกประเภทของผลลัพธ์ที่คุณต้องการสร้าง สำหรับตัวอย่างนี้สร้างรายชื่อผลิตภัณฑ์และซัพพลายเออร์ทั้งหมดโดยเลือกตัวเลือกรายละเอียดและคลิกปุ่มถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
- ตั้งชื่อคำถามของคุณ เกือบเสร็จแล้ว! ในหน้าจอถัดไปคุณสามารถตั้งชื่อคำถามของคุณได้ เลือกสิ่งที่สื่อความหมายซึ่งจะช่วยให้คุณจดจำคำค้นหานี้ได้ในภายหลัง เราจะเรียกข้อความค้นหานี้ว่า "Product Supplier Listing"
- คลิกเสร็จสิ้น คุณจะได้รับผลการค้นหาของคุณ ประกอบด้วยรายการผลิตภัณฑ์ของ Northwind ระดับสินค้าคงคลังเป้าหมายที่ต้องการและราคาปลีก แท็บที่นำเสนอผลลัพธ์เหล่านี้มีชื่อของข้อความค้นหาของคุณ
คุณสร้างแบบสอบถามแรกสำเร็จแล้วโดยใช้ Microsoft Access 2010 ตอนนี้คุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อใช้กับความต้องการฐานข้อมูล