วิธีสร้างและใช้ไฟล์ ZIP

วิธีที่ดีที่สุดในการส่งไฟล์หลายไฟล์ทางอีเมลคือการใช้ไฟล์ ZIP ไฟล์ ZIP เปรียบเสมือนโฟลเดอร์ที่มีการบีบอัดเนื้อหาให้มีขนาดเหมาะสมกับไฟล์แนบอีเมล กระบวนการนี้มีสองขั้นตอน: (1) การสร้างไฟล์ ZIP และ (2) การส่ง คุณสามารถส่งผ่านโปรแกรมรับส่งเมลไม่ว่าจะออฟไลน์เช่น Microsoft Outlook หรือ Mozilla Thunderbird หรือทางออนไลน์เช่น Gmail หรือ Yahoo Mail

หากคุณพยายามส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นประจำและท้ายที่สุดต้องสร้างไฟล์ ZIP เพื่อบีบอัดไฟล์เหล่านั้นให้พิจารณาใช้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แทน โดยปกติบริการเหล่านี้สามารถจัดการไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่าที่ผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปรองรับได้

ทำไมการบีบอัดจึงมีความรู้สึก

แอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่จะ จำกัด ขนาดของข้อความแต่ละข้อความรวมถึงเนื้อหาและส่วนหัวรวมทั้งไฟล์แนบ หากคุณใช้งานเกินขีด จำกัด เช่นเมื่อคุณส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่หลายไฟล์พร้อมกันคุณจะไม่สามารถส่งข้อความได้หรือคุณต้องส่งหลายข้อความเพื่อแยกไฟล์แนบ

แต่ถ้าคุณบีบอัดไฟล์เป็นไฟล์ ZIP ไฟล์เหล่านี้จะใช้พื้นที่น้อยลงทำให้คุณยังคงส่งไฟล์ที่คุณต้องการได้ด้วยข้อความอีเมลเพียงฉบับเดียว เอกสารจำนวนมากสามารถบีบอัดให้เหลือเพียง 10% ของขนาดต้นฉบับ เป็นโบนัสเพิ่มเติมการรวมไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ไว้ในไฟล์ ZIP จะรวมไฟล์ทั้งหมดไว้ในไฟล์แนบเดียว

วิธีสร้างไฟล์ ZIP

มีหลายวิธีในการสร้างไฟล์ ZIP และกระบวนการแตกต่างกันสำหรับแต่ละระบบปฏิบัติการ วิธีหนึ่งในการสร้างไฟล์ ZIP ใน Windows

1. จากเดสก์ท็อปของคุณคลิกขวาที่พื้นที่ว่างแล้วเลือก ใหม่ > โฟลเดอร์บีบอัด (ซิป).

   

2. ตั้งชื่อไฟล์ ZIP ตามที่คุณต้องการ ชื่อนี้จะเห็นเมื่อคุณส่งไฟล์ ZIP เป็นไฟล์แนบ

   

3. ลากและวางไฟล์และ / หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการรวมไว้ในไฟล์ ZIP รายการอาจรวมถึงเอกสารข้อความรูปภาพวิดีโอไฟล์เพลงหรือสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องการส่ง

   

4. ตอนนี้ไฟล์ ZIP พร้อมส่งแล้ว

อีกวิธีในการสร้างไฟล์ ZIP คือการใช้โปรแกรมเก็บไฟล์เช่น 7-Zip หรือ PeaZip

วิธีส่งไฟล์ ZIP

ตอนนี้คุณสามารถแนบไฟล์ ZIP ไปกับข้อความอีเมล เนื่องจากการสร้างไฟล์ ZIP เป็นกระบวนการที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระบบไคลเอ็นต์อีเมลแต่ละตัวจึงมีวิธีการส่งไฟล์ของตนเอง อย่างไรก็ตามการส่งไฟล์ ZIP ทางอีเมลนั้นมีขั้นตอนเดียวกับการส่งไฟล์ทางอีเมล ดังนั้นหากคุณรู้วิธีส่งตัวอย่างเช่นเอกสาร Word เป็นไฟล์แนบคุณจะต้องทำตามขั้นตอนเดียวกันกับการส่งไฟล์ ZIP

เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของขั้นตอนเฉพาะนี่คือวิธีการดำเนินการใน Gmail

1. เขียนข้อความอีเมลของคุณตามปกติ ที่ด้านล่างของหน้าต่างองค์ประกอบให้เลือก แนบไฟล์ (ไอคอนคลิปหนีบกระดาษ)

   

2. จากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเลือกไฟล์ ZIP

   

3. ที่ด้านล่างของหน้าต่างองค์ประกอบคุณจะเห็นชื่อไฟล์ ZIP เลือก ส่ง.

   

4. ผู้รับของคุณจะเห็นไฟล์ ZIP เป็นไฟล์แนบปกติ