วิธีใช้ข้อความที่เชื่อมโยงเพื่ออัปเดตเอกสาร Word

การอัปเดตข้อความเดียวกันในเอกสาร Word หลาย ๆ ชุดอาจใช้เวลานานโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีเอกสารหลายฉบับที่ต้องแก้ไข MS Word มีฟังก์ชั่นลิงค์ที่สะดวกซึ่งทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น วิธีเชื่อมโยงเอกสาร Word หนึ่งกับเอกสาร Word อื่น

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010

การทำความเข้าใจการเชื่อมโยง

การลิงก์จะมีประโยชน์ในกรณีที่ข้อความในเอกสารทั้งหมดเหมือนกันและต้องอัปเดตข้อความเมื่อใด นี่เป็นสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงมาก แต่เป็นสถานการณ์ที่ช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ตัวอย่างเช่นเอกสาร Microsoft Word 20 ชุดที่ตั้งค่าให้พิมพ์ฉลากที่อยู่ได้ 20 แผ่นและแต่ละหน้าจะมีฉลากหลายสิบป้าย หากจำเป็นต้องอัปเดตที่อยู่ในเอกสาร Word ทั้ง 20 รายการในอนาคตอย่าอัปเดตแต่ละเอกสารด้วยตนเอง ให้สร้างเอกสารแยกต่างหากที่แสดงรายการที่อยู่แทน จากนั้นเชื่อมโยงเอกสาร 20 ฉบับเข้ากับที่อยู่หนึ่งหน้าเพื่อที่เมื่อคุณอัปเดตที่อยู่เอกสารใด ๆ ที่เชื่อมโยงไปยังจะอัปเดตด้วย

อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อเอกสาร Word หลายชุดมีชื่อและข้อมูลติดต่อสำหรับพนักงานที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างและเอกสารเหล่านี้มอบให้กับพนักงานใหม่แต่ละคน แทนที่จะพิมพ์ข้อมูลนี้ในแต่ละเอกสารให้แทรกลิงก์ไปยังเอกสารที่มีข้อมูลของพนักงาน ด้วยวิธีนี้ข้อมูลติดต่อของพวกเขาจะถูกต้องและอยู่ในรูปแบบเดียวกันเสมอในแต่ละเอกสาร

การเชื่อมโยงข้อความประเภทนี้ไม่เหมือนกับการเชื่อมโยงหลายมิติที่เปิดหน้าเว็บหรือไฟล์อื่น ๆ เมื่อคลิก

วิธีแทรกลิงค์ข้อความใน Word

ใช้ลิงก์ข้อความเพื่อแทนที่ข้อความในเอกสาร Word หลายชุดพร้อมกัน ลิงก์ข้อความมีประโยชน์เมื่อคุณแทรกข้อความกลุ่มเดียวกันในเอกสารหลายชุดและจำเป็นต้องอัปเดตข้อความนี้ในบางจุด

1. ในเอกสาร Microsoft Word ใหม่ให้ป้อนข้อความที่คุณจะเชื่อมโยงจากเอกสารอื่น ๆ จัดรูปแบบตามที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสาร ตัวอย่างเช่นเอกสารนี้อาจมีที่อยู่ 20 รายการหรือข้อมูลติดต่อของพนักงานจ้างใหม่

2. บันทึกไฟล์เพื่อสร้างลิงค์ บันทึกไฟล์ลงในตำแหน่งใด ๆ และจดบันทึกตำแหน่งนี้

   If คุณย้ายไฟล์ที่มีข้อความแทรกลิงก์ที่อัปเดตไปยังข้อความในเอกสารที่ลิงก์ทั้งหมด

3. เน้นข้อความที่คุณต้องการเชื่อมโยง

4. คลิกขวาหรือแตะข้อความที่เลือกค้างไว้จากนั้นเลือก คัดลอก.

   ในการใช้แป้นพิมพ์ให้กด CTRL + C บนเครื่องพีซีหรือ Command + C บน Mac

   

5. ในเอกสารที่มีข้อความที่เชื่อมโยงให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความที่ลิงก์ไป

   ตำแหน่งของข้อความที่เชื่อมโยงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลังเช่นเดียวกับเมื่อย้ายข้อความใด ๆ

6. ไปที่ หน้าแรก แท็บเลือก พาสต้า ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก วางแบบพิเศษ.

   

7. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร วางแบบพิเศษ ใหเลือก วางการเชื่อมโยง.

8. ในการวางข้อความที่เชื่อมโยงตรงกับที่ปรากฏในเอกสารต้นฉบับให้เลือก ข้อความที่จัดรูปแบบ (RTF).

   

9. เลือก OK.

10. ทำขั้นตอนนี้ซ้ำหลาย ๆ ครั้งตามที่คุณต้องการสำหรับเอกสารแต่ละฉบับที่คุณต้องการเชื่อมโยงไปยังข้อความต้นฉบับ