ทำความเข้าใจกับมาโครใน Microsoft Word

มาโครคือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้เพื่อให้สามารถเล่น (เรียกใช้งาน) ในภายหลังได้ มาโครเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการลดปริมาณงานที่คุณต้องทำในชุดขั้นตอนที่คุณทำบ่อยๆ วิธีสร้างและทดสอบมาโครใน Microsoft Word มีดังนี้

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010

เหตุใดจึงต้องใช้มาโคร

ด้วยมาโครคุณจะได้ผลลัพธ์เดียวกันโดยคลิกที่คำสั่งแทนที่จะทำตามขั้นตอนทั้งหมด บางวิธีในการใช้มาโครเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ได้แก่ :

• ใส่โลโก้และชื่อ บริษัท ของคุณในแบบอักษรเฉพาะ
• แทรกตารางที่คุณต้องสร้างเป็นประจำ
• จัดรูปแบบเอกสารที่มีลักษณะเฉพาะเช่นการกำหนดหมายเลขหน้าและการเว้นวรรคสองครั้ง

การสร้างและใช้มาโครเป็นทักษะที่ได้เรียนรู้ แต่ประสิทธิภาพที่ได้นั้นคุ้มค่ากับความพยายาม

สร้างมาโคร

มีคำสั่งมากกว่า 950 คำสั่งใน Word ซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือและมีปุ่มลัดที่กำหนดให้ อย่างไรก็ตามบางคำสั่งเหล่านี้ไม่ได้กำหนดให้กับเมนูหรือแถบเครื่องมือตามค่าเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะสร้างแมโคร Word ของคุณเองให้ตรวจสอบว่ามีอยู่หรือไม่และสามารถกำหนดให้กับแถบเครื่องมือได้

หากต้องการดูคำสั่งที่มีอยู่ใน Word ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือก รายละเอียด แถบ

   

2. เลือก แมโคร.

   

3. เลือก ดูมาโคร.

   หรือกด Alt + F8 ปุ่มลัดเพื่อเข้าถึงไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบ

   

4. เลือก มาโครใน ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก คำสั่งของ Word.

   

5. ในรายการชื่อคำสั่งตามตัวอักษรให้ไฮไลต์ชื่อเพื่อแสดงคำอธิบายของคำสั่งที่ด้านล่างของ แมโคร ภายใต้ รายละเอียด ฉลาก.

   

หากคำสั่งที่คุณต้องการสร้างมีอยู่อย่าทำซ้ำกับแมโคร Word ของคุณเอง หากไม่มีให้ดำเนินการสร้างแมโคร Word ของคุณ

วางแผนสำหรับแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผนอย่างรอบคอบ การวางแผนนี้รวมถึงการมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้แมโคร Word ทำงานวิธีที่จะทำให้งานในอนาคตของคุณง่ายขึ้นและสถานการณ์ที่คุณต้องการใช้

เมื่อทราบสิ่งเหล่านี้แล้วให้วางแผนตามขั้นตอนจริง สิ่งนี้สำคัญเนื่องจากเครื่องบันทึกจะจดจำทุกสิ่งที่คุณทำและรวมไว้ในมาโคร ตัวอย่างเช่นหากคุณพิมพ์บางสิ่งบางอย่างแล้วลบออกทุกครั้งที่คุณเรียกใช้แมโครนั้น Word จะสร้างรายการเดียวกันจากนั้นจึงลบออกทำให้เป็นมาโครที่เลอะเทอะและไม่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณวางแผนมาโครสิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้

• วางแผนคำสั่งและลำดับที่คุณต้องการให้มาโครดำเนินการตามคำสั่ง
• รู้คีย์ลัดสำหรับคำสั่งที่คุณวางแผนจะใช้ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับการนำทางเนื่องจากคุณไม่สามารถใช้เมาส์เพื่อนำทางภายในพื้นที่เอกสารเมื่อคุณเรียกใช้เครื่องบันทึก นอกจากนี้คุณจะสร้างมาโครที่มีขนาดเล็กลงหากคุณใช้ปุ่มทางลัดแทนปุ่มลูกศร
• วางแผนสำหรับข้อความที่ Word อาจแสดงและจะหยุดแมโคร
• ใช้ขั้นตอนให้น้อยที่สุดเพื่อให้มาโครมีประสิทธิภาพ
• ทำการทดสอบอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึก

หลังจากที่คุณได้วางแผนแมโคร Word ของคุณและดำเนินการแล้วคุณก็พร้อมที่จะบันทึก หากคุณวางแผนมาโครไว้อย่างรอบคอบการบันทึกเพื่อใช้ในภายหลังจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของกระบวนการ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างการสร้างมาโครและการทำงานกับเอกสารคือคุณต้องกดปุ่มพิเศษสองสามปุ่มและทำการเลือกสองสามรายการในกล่องโต้ตอบ

บันทึกมาโคร

เมื่อคุณเริ่มบันทึกแมโครตัวชี้เมาส์จะมีไอคอนเล็ก ๆ ที่ดูเหมือนเทปคาสเซ็ตอยู่ข้างๆแสดงว่า Word กำลังบันทึกการกระทำของคุณ จากนั้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนที่วางไว้ในขั้นตอนการวางแผน เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่ม หยุด ปุ่ม (เป็นช่องสี่เหลี่ยมสีน้ำเงินทางด้านซ้าย) เมื่อคุณกด หยุด มาโคร Word ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว

วิธีบันทึกมาโครมีดังนี้

1. ไปที่ รายละเอียด เลือก แมโครแล้วเลือก บันทึกมาโคร เพื่อเปิด บันทึกมาโคร กล่องโต้ตอบ

   

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ชื่อมาโคร พิมพ์ชื่อเฉพาะ

   ชื่อสามารถประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวเลขได้สูงสุด 80 ตัว (ไม่มีสัญลักษณ์หรือช่องว่าง) และต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร ชื่อควรไม่ซ้ำกันเพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่าทำอะไรได้บ้างโดยไม่ต้องอ้างถึงคำอธิบาย

3. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร รายละเอียด กล่องข้อความป้อนคำอธิบายของการกระทำที่แมโครดำเนินการ

   

4. เลือกว่าคุณต้องการให้มาโครพร้อมใช้งานในเอกสารทั้งหมดหรือเฉพาะในเอกสารปัจจุบัน หากคุณเลือกที่จะ จำกัด ความพร้อมใช้งานของคำสั่งให้เน้นชื่อเอกสารในไฟล์ จัดเก็บมาโครใน เมนูแบบเลื่อนลง

   ตามค่าเริ่มต้น Word จะทำให้มาโครพร้อมใช้งานในเอกสารทั้งหมดของคุณและคุณอาจพบว่าสิ่งนี้เหมาะสมที่สุด

   

5. เมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับมาโครแล้วให้เลือก OK. แถบเครื่องมือบันทึกมาโครจะปรากฏที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ

   

ในการหยุดการบันทึกชั่วคราวให้เลือก หยุดการบันทึก / บันทึกต่อ ปุ่ม (คือปุ่มทางขวา) หากต้องการบันทึกต่อให้เลือกอีกครั้ง

ทดสอบมาโคร

จุดประสงค์เบื้องหลังการสร้างมาโครใน Word คือการเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณโดยใส่งานซ้ำ ๆ และลำดับคำสั่งที่ซับซ้อนไว้ที่ปลายนิ้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาโครของคุณทำงานตามที่ตั้งใจไว้โดยการทดสอบมาโคร

1. ในการเรียกใช้แมโครให้กดปุ่ม Alt + F8 ปุ่มลัดเพื่อแสดงไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบ

   

2. ไฮไลต์มาโครในรายการจากนั้นเลือก วิ่ง.

   

หากคุณไม่เห็นมาโครของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งที่ถูกต้องอยู่ในไฟล์ มาโครใน กล่อง. 

สร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมาโคร

หากคุณสร้างมาโครหลายตัวให้ค้นหาด้วยไฟล์ แมโคร กล่องโต้ตอบต้องใช้เวลา หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับมาโครคุณสามารถข้ามกล่องโต้ตอบและเข้าถึงแมโครของคุณได้โดยตรงจากแป้นพิมพ์ในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเข้าถึงคำสั่งอื่น ๆ ใน Word

1. เลือก เนื้อไม่มีมันจากนั้นเลือก Options.

   

2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ตัวเลือกของ กล่องโต้ตอบไปที่บานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก Ribbon แบบกำหนดเอง.

   

3. เลือก ปรับแต่ง.

   

4. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร หมวดหมู่ เลื่อนลงไปที่ แมโคร แล้วเลือกมาโครที่คุณต้องการสร้างทางลัดใหม่

   หากมาโครมีคีย์ลัดที่กำหนดไว้ในปัจจุบันทางลัดจะปรากฏในช่องด้านล่าง คีย์ปัจจุบัน ฉลาก.

   

5. หากไม่มีการกำหนดคีย์ลัดให้กับมาโครหรือหากคุณต้องการสร้างคีย์ลัดที่สองสำหรับมาโครให้เลือกปุ่ม กดปุ่มทางลัดใหม่ กล่องข้อความ.

   

6. ป้อนคีย์ลัดที่คุณต้องการใช้เพื่อเข้าถึงมาโครของคุณ

   หากกำหนดคีย์ลัดให้กับคำสั่งข้อความจะระบุว่า ปัจจุบันได้รับมอบหมายให้ ตามด้วยชื่อของคำสั่ง กำหนดคีย์ลัดใหม่โดยดำเนินการต่อหรือเลือกคีย์ลัดใหม่

7. เลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก ปกติ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับเอกสารทั้งหมดที่สร้างใน Word

   ในการใช้คีย์ลัดเฉพาะในเอกสารปัจจุบันให้เลือกชื่อเอกสารจากรายการ

   

8. เลือก กำหนด.

   

9. เลือก ปิดหน้านี้ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ