ดำเนินการจดหมายเวียน Microsoft Word จากภายใน Excel

คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word และ Excel ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการส่งเอกสารเดียวกัน แต่มีการเปลี่ยนแปลงส่วนบุคคลไปยังผู้รับหลายคน ในจดหมายเวียนเอกสารหนึ่งฉบับ (จดหมายเป็นต้น) จะรวมกับเอกสารแหล่งข้อมูลเช่นสเปรดชีต นี่คือวิธีการทำ

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010

เตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word ทำงานร่วมกับข้อมูลจาก Excel ได้อย่างราบรื่น ในขณะที่คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลใน Word ตัวเลือกสำหรับการใช้ข้อมูลนี้มี จำกัด หากคุณมีข้อมูลรายชื่ออีเมลในสเปรดชีตคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำในแหล่งข้อมูลของ Word

คุณสามารถใช้แผ่นงาน Excel ใดก็ได้ในฟังก์ชันจดหมายเวียนของ Word โดยไม่ต้องมีการเตรียมพิเศษใด ๆ อย่างไรก็ตามเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในกระบวนการจดหมายเวียนคุณควรจัดระเบียบข้อมูลในสเปรดชีต

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณกำลังจะทำกับสเปรดชีตเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะเริ่มจดหมายเวียน เมื่อการผสานเริ่มต้นแล้วการเปลี่ยนแปลงใด ๆ อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดกับจดหมายเวียน

จัดระเบียบข้อมูลสเปรดชีต

จัดระเบียบข้อมูลรายชื่ออีเมล Excel ของคุณเป็นแถวและคอลัมน์ คิดว่าแต่ละแถวเป็นระเบียนเดียวและแต่ละคอลัมน์เป็นเขตข้อมูลที่คุณจะแทรกลงในเอกสารของคุณ

• ใส่ข้อมูลทั้งหมดในแผ่นเดียว: ข้อมูลรายชื่ออีเมลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนต้องอยู่ในแผ่นเดียว หากกระจายไปหลายแผ่นให้รวมแผ่นงานหรือใช้จดหมายเวียนหลายฉบับ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานมีชื่อชัดเจนเนื่องจากคุณต้องเลือกแผ่นที่คุณต้องการใช้โดยไม่สามารถดูได้
• สร้างแถวส่วนหัว: สร้างแถวส่วนหัวสำหรับแผ่นงานที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน แถวส่วนหัวคือแถวที่มีป้ายกำกับที่ระบุข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ด้านล่าง เพื่อให้ Excel แยกความแตกต่างระหว่างข้อมูลและป้ายกำกับได้ง่ายให้ใช้ข้อความตัวหนาขอบเซลล์และการแรเงาเซลล์ที่ไม่ซ้ำกับแถวส่วนหัว นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวที่คุณเลือกตรงกับชื่อเขตข้อมูลผสานซึ่งจะทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
• จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขอย่างถูกต้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆเช่นหมายเลขถนนและรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องตามที่ควรจะปรากฏเมื่อจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ การจัดรูปแบบตัวเลขที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการผสาน

วิธีระบุรายชื่อผู้รับจดหมายเวียน

ต่อไปนี้เป็นวิธีเชื่อมโยงแผ่นงาน Excel ที่คุณเตรียมไว้ซึ่งมีรายชื่อผู้รับจดหมายกับเอกสาร Word ของคุณ:

1. ใน Word เปิดเอกสารที่คุณจะใช้เป็นแม่แบบจดหมายเวียน อาจเป็นเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีอยู่ เลือก จดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน.

   

2. เลือกประเภทการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้ ตัวเลือกของคุณคือ

   • ตัวอักษร
   • ข้อความอีเมล
   • ซองจดหมาย
   • ตัวอักษร
   • ไดเรกทอรี

   หากคุณต้องการคุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายเวียนของคุณ สำหรับตัวอย่างนี้เราจะอธิบายขั้นตอนต่างๆในการสร้างจดหมายเวียนด้วยตนเอง

3. จากนั้นไปที่ไฟล์ จดหมาย และเลือก เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่.

   

4. ไปที่และเลือกไฟล์ Excel ที่คุณเตรียมไว้สำหรับจดหมายเวียนจากนั้นเลือก จุดเปิด.

5. ถ้า Word แจ้งให้คุณเลือก แผ่นงาน 1 $ > OK.

   ถ้า Excel ของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ให้เลือกไฟล์ แถวแรกของข้อมูลประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์ กล่องกาเครื่องหมาย

สร้างหรือแก้ไขเอกสารจดหมายเวียน

เมื่อสเปรดชีต Excel ของคุณเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนที่คุณกำลังสร้างใน Word ก็ถึงเวลาแก้ไขเอกสาร Word ของคุณ

คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel ได้ในขณะนี้ หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้ปิดเอกสารใน Word ก่อนเปิดแหล่งข้อมูลใน Excel

แทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารของคุณ

ใน Word ให้เลือก จดหมาย > แทรกเขตข้อมูลผสาน เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตลงในเอกสาร เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (ชื่อนามสกุลเมืองรัฐหรืออื่น ๆ ) จากนั้นเลือก สิ่งที่ใส่เข้าไป.

ดูเอกสารจดหมายเวียน

Word ไม่ได้ใช้การจัดรูปแบบจากแหล่งข้อมูลเมื่อแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสาร ถ้าคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบเช่นตัวเอียงตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ให้ทำใน Word

เมื่อดูเอกสารที่มีเขตข้อมูลให้เลือกลูกศรคู่ทั้งสองด้านของเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ เมื่อดูข้อมูลที่ผสานในเอกสารให้เน้นข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบจะดำเนินการในเอกสารที่ผสานทั้งหมดไม่ใช่เฉพาะเอกสารผสานที่คุณแก้ไขเท่านั้น

ดูตัวอย่างเอกสารที่ผสาน

หากต้องการดูตัวอย่างเอกสารที่ผสานให้ไปที่ไฟล์ จดหมาย > ดูตัวอย่างผลลัพธ์. ปุ่มนี้ทำงานเหมือนสวิตช์สลับดังนั้นหากคุณต้องการกลับไปดูเฉพาะช่องไม่ใช่ข้อมูลที่มีให้กดอีกครั้ง

นำทางผ่านเอกสารที่ผสานโดยใช้ปุ่มบนแท็บการส่งจดหมาย จากซ้ายไปขวา: บันทึกครั้งแรก, ระเบียนก่อนหน้า, ไปที่บันทึก, บันทึกถัดไปและ บันทึกล่าสุด.

ก่อนที่คุณจะรวมเอกสารให้ดูเอกสารทั้งหมดหรือมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อตรวจสอบว่าทุกอย่างผสานถูกต้อง ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเครื่องหมายวรรคตอนและระยะห่างรอบ ๆ ข้อมูลที่ผสาน

เสร็จสิ้นเอกสารจดหมายเวียน

เมื่อคุณพร้อมที่จะรวมเอกสารคุณมีสองทางเลือก:

• พิมพ์เอกสาร: ผสานเอกสารเข้ากับเครื่องพิมพ์ หากคุณเลือกตัวเลือกนี้เอกสารจะถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยไม่มีการแก้ไขใด ๆ ในการดำเนินการนี้ให้เลือก จดหมาย > เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร. 
• แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล: หากคุณต้องการปรับแต่งเอกสารบางส่วนหรือทั้งหมดในแบบของคุณ (อีกทางเลือกหนึ่งคือการเพิ่มฟิลด์บันทึกย่อในแหล่งข้อมูลสำหรับบันทึกย่อส่วนบุคคล) หรือทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ก่อนพิมพ์ให้แก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ ในการดำเนินการนี้ให้เลือก จดหมาย > เสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล.

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดคุณจะพบกับกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถบอกให้ Word รวมระเบียนทั้งหมดระเบียนปัจจุบันหรือช่วงของระเบียน เลือกระเบียนที่คุณต้องการพิมพ์จากนั้นเลือก OK.

หากคุณต้องการรวมช่วงให้ป้อนหมายเลขเริ่มต้นและหมายเลขสุดท้ายสำหรับระเบียนที่คุณต้องการรวมไว้ในการผสานจากนั้นเลือก OK.