วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel

เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการปกป้องไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านหากคุณเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากไว้ในนั้น

มีหลายวิธีในการรักษาความปลอดภัยสมุดงาน Excel คุณสามารถใช้การรักษาความปลอดภัยเพื่อไม่ให้ใครสามารถเปิดไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านหรือคุณสามารถตั้งค่าเพื่อไม่ให้ใครสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรในไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน (แต่สามารถเปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวได้)

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013; Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel for Mac

วิธีตั้งรหัสผ่านเปิดเอกสารใน Excel

ในการกำหนดค่าสมุดงานของคุณไม่ให้ใครสามารถเปิดได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านคุณจะต้องใช้รหัสผ่านเปิดเอกสารในพื้นที่ข้อมูลของ Excel

1. เมื่อเปิดสมุดงานให้เลือก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > ป้องกันรหัสผ่าน. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงป้องกันสมุดงานจากนั้นเลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน.

   

2. หน้าต่างป๊อปอัปจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่าน ป้อนรหัสผ่านที่คาดเดายาก

   

   โปรดจำไว้ว่ารหัสผ่านเป็นตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ดังนั้นคุณสามารถเปลี่ยนอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กเพื่อให้รหัสผ่านปลอดภัยยิ่งขึ้น

3. หน้าต่างที่สองจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนรหัสผ่านตรงตามที่คุณพิมพ์ในหน้าต่างแรก

   

   การป้อนรหัสผ่านสองครั้งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าหากคุณพิมพ์ผิดครั้งใดครั้งหนึ่งคุณจะไม่ต้องล็อกแผ่นงานด้วยรหัสผ่านที่ไม่ถูกต้อง

4. เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะเห็นตัวเลือกป้องกันรหัสผ่านเปลี่ยนสีพร้อมสถานะที่ระบุว่าต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน

   

5. ขณะนี้สมุดงานของคุณได้รับการปกป้องจากใครก็ตามที่เปิดมันหากพวกเขาไม่ทราบรหัสผ่าน เมื่อใครก็ตามพยายามเปิดแผ่นงานพวกเขาจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปถามรหัสผ่าน

   

6. หากพวกเขาป้อนรหัสผ่านไม่ถูกต้องระบบจะปล่อยให้พยายามป้อนเป็นครั้งที่สอง หากไม่สามารถป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องอีกครั้งแผ่นงานจะไม่เปิดขึ้น นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยไฟล์ Excel ของคุณ

   หากต้องการลบการป้องกันรหัสผ่านสมุดงานเพียงทำซ้ำขั้นตอนด้านบน แต่ล้างฟิลด์รหัสผ่านแล้วเลือก OK.

วิธีเพิ่มรหัสผ่านปรับเปลี่ยนในสมุดงาน Excel ของคุณ

อีกวิธีหนึ่งในการปกป้องแผ่นงาน Excel คือการใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลง

1. เมื่อแผ่นงานของคุณเปิดอยู่ให้เลือก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น. จากนั้นเลือก หมวดหมู่สินค้า เพื่อเปิดหน้าต่างเรียกดูไฟล์

   

2. ในหน้าต่างบันทึกเป็นเลือกไฟล์ เครื่องมือ เลื่อนลงและเลือก ตัวเลือกทั่วไป.

   

3. ในหน้าต่างตัวเลือกทั่วไปพิมพ์รหัสผ่านในฟิลด์รหัสผ่านเพื่อแก้ไข

   

   คุณยังสามารถป้อนรหัสผ่านในฟิลด์รหัสผ่านเพื่อเปิดซึ่งจะต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงานเลย การทำงานนี้เหมือนกับการป้องกันรหัสผ่านข้อมูลที่อธิบายไว้ข้างต้น

4. คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้พิมพ์ผิด

   

   หากต้องการลบการป้องกันการแก้ไขรหัสผ่านเพียงทำตามขั้นตอนเดียวกันกับด้านบน แต่ล้างฟิลด์รหัสผ่านแล้วเลือกตกลง

5. เมื่อใครก็ตามเปิดสมุดงานนี้พวกเขาจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องเพื่อแก้ไขสมุดงานหรือจะเลือกก็ได้ อ่านเท่านั้น เพื่อเปิดสมุดงานในโหมดอ่านอย่างเดียว

   

   การใช้การป้องกันแผ่นงานแบบอ่านอย่างเดียวเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับผู้คน แต่ป้องกันไม่ให้พวกเขาเปลี่ยนหรือแก้ไขแผ่นงานที่คุณพยายามพัฒนาอย่างหนัก สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการส่งรายงานที่มีการคำนวณและสูตรที่ซับซ้อนตลอด

วิธีป้องกันรหัสผ่านระหว่างการตรวจสอบ

หากคุณตรวจสอบสมุดงานฉบับร่างที่คนอื่นสร้างขึ้นบ่อยๆรหัสผ่านการป้องกันสมุดงานเมื่ออยู่ในขั้นตอนการตรวจสอบเป็นวิธีที่ดีในการป้องกันการเปลี่ยนแปลงระหว่างหรือหลังการตรวจสอบคุณภาพ

การดำเนินการนี้จะไม่ป้องกันการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา แต่จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเพิ่มลบเปลี่ยนชื่อหรือสร้างแผ่นงานใหม่ เป็นการปกป้องโครงสร้างของสมุดงานเองแทนที่จะเป็นเนื้อหา

1. เมื่อเปิดสมุดงานให้เลือก รีวิว > ป้องกัน Workbook.

   

2. พิมพ์รหัสผ่านจากนั้นเลือก OK. คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง

   

3. เมื่อเปิดใช้งานเมื่อใดก็ตามที่ใครก็ตามเปิดสมุดงานนี้และคลิกขวาที่แผ่นงานตัวเลือกทั้งหมดในการแก้ไขแผ่นงานหรือเพิ่มแผ่นงานใหม่จะถูกปิดใช้งาน