วิธีจัดการประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

ประวัติเวอร์ชันของ Google เอกสารช่วยให้คุณควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารที่แชร์ของคุณ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานร่วมกันในเอกสารกับกลุ่มคน นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อจัดการแก้ไขและหากจำเป็นในการเปลี่ยนกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าโดยใช้ประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

คุณจะสามารถเข้าถึงประวัติการแก้ไขของเอกสารได้ก็ต่อเมื่อคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไข หากคุณสร้างเอกสารคุณก็พร้อมใช้งาน แต่ถ้ามีคนแชร์เอกสารกับคุณโปรดตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์แก้ไขก่อนที่จะดำเนินการต่อ

วิธีเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของ Google เอกสาร

การเข้าถึงประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสารเป็นเรื่องง่ายและมีสองสามวิธีที่จะทำได้

ประวัติเวอร์ชันไม่มีใน Google เอกสารเวอร์ชันมือถือ คุณสามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารเช่นเมื่อสร้างและแก้ไขครั้งล่าสุดเมื่อใดโดยไปที่เมนูจุดสามจุดที่มุมขวาบนแล้วเลือก รายละเอียดแต่ประวัติการแก้ไขที่ละเอียดมากขึ้นสามารถดูได้จากคอมพิวเตอร์เท่านั้น

1. ขั้นแรกให้เปิดเอกสารที่คุณต้องการดูประวัติการแก้ไข

   ในทางเทคนิคอาจเป็นเอกสารประเภทใดก็ได้ใน Google ไดรฟ์รวมถึงเอกสารชีตหรือสไลด์

2. เลือก เนื้อไม่มีมัน จากเมนูที่ด้านบนสุดของหน้า

   

3. เลือก ประวัติรุ่น.

   

4. ในเมนูที่ปรากฏขึ้นให้เลือก ดูประวัติเวอร์ชัน. หรือคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + Alt + Shift + H บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Cmd + Option + Shift + H บนคอมพิวเตอร์ Mac

   

5. อีกทางเลือกหนึ่ง (และง่ายกว่า) ในการทำเช่นนี้คือเลือกไฟล์ แก้ไขล่าสุด ... ที่ด้านบนของหน้าโดยลิงก์จะมีข้อความคล้ายกับ“ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์” หากคุณกำลังทำงานกับเอกสารหรือ“ แก้ไขล่าสุดเมื่อ 10 ชั่วโมงที่แล้ว” หากคุณเพิ่งเปิดเอกสาร

   

6. ประวัติเวอร์ชันจะเปิดขึ้นในบานหน้าต่างนำทางที่ถูกต้องและหากมีการแก้ไขหลายครั้งในระหว่างเวอร์ชันหนึ่ง ๆ คุณควรจะสามารถเลื่อนดูได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ลูกศรนำทางที่มุมขวาบนของหน้าเพื่อข้ามจากการเปลี่ยนแปลงเดียว ต่อไป.

   

การทำงานกับประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

เมื่อประวัติเวอร์ชันของเอกสารเปิดขึ้นคุณจะเห็นรายการเวอร์ชันที่บันทึกไว้ของเอกสาร ขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่ทำงานร่วมกันในเอกสารและความถี่ในการเปลี่ยนแปลงรายการนั้นอาจยาวหรือสั้นก็ได้ และหากคุณไม่เคยเข้าถึงประวัติเวอร์ชันและทำการเปลี่ยนแปลงมาก่อนหน้านี้แต่ละเวอร์ชันจะมีชื่อเรื่องว่ามีการเปลี่ยนแปลงวันที่และเวลาในเอกสาร

สิ่งแรกที่คุณอาจสังเกตเห็นก็คือแต่ละคนที่ทำงานร่วมกันในเอกสารจะมีจุดสีเล็ก ๆ ข้างชื่อของพวกเขา สีเหล่านี้กำหนดโดย Google และเมื่อคุณคลิกเวอร์ชันของเอกสารตราบใดที่ไฟล์ แสดงการเปลี่ยนแปลง ตัวเลือกที่ด้านล่างของรายการประวัติเวอร์ชันถูกเลือกไว้การเปลี่ยนแปลงที่ทำจะถูกเน้นด้วยสีที่ตรงกับจุดถัดจากชื่อของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเลือกเวอร์ชันแล้วเมนูสามจุดจะปรากฏทางด้านขวาของชื่อเวอร์ชัน เมื่อคุณเลือกเมนูนั้นคุณจะพบสองตัวเลือก:

• ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเปิดชื่อเวอร์ชัน (ซึ่งแสดงเป็นวันที่และเวลาตามค่าเริ่มต้น) เพื่อแก้ไข จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการให้มีเวอร์ชันนั้นแล้วกดปุ่ม เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อยอมรับชื่อใหม่
• ทำสำเนา: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างสำเนาเอกสารของคุณใหม่ได้ตามวันที่และเวลาของเวอร์ชันที่เลือก กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณสามารถสร้างชื่อสำหรับเอกสารใหม่และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บเอกสาร หากคุณแชร์เอกสารของคุณคุณจะมีตัวเลือกในการ แบ่งปันกับคนกลุ่มเดียวกัน.

กู้คืน Google Doc ของคุณเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า

หากเหตุผลของคุณในการค้นหาประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสารคือการย้อนกลับไปยังสถานะก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน

1. จากภายในเอกสารที่เปิดอยู่ให้ไปที่ไฟล์ ประวัติรุ่น โดยใช้คำแนะนำด้านบน

2. ค้นหาเวอร์ชันที่คุณต้องการเปลี่ยนกลับไปใช้

   

3. จากนั้นเมื่อเลือกเวอร์ชันนั้นให้เลือก กู้คืนเวอร์ชันนี้ ที่ด้านบนของหน้า

   

4. กล่องโต้ตอบการยืนยันจะปรากฏขึ้น เลือก ฟื้นฟู เพื่อแปลงเอกสารของคุณกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าที่คุณเลือก หากคุณเปลี่ยนใจคุณสามารถเลือกได้ ยกเลิก.

   

5. เอกสารของคุณจะถูกกู้คืนและคุณจะเห็นการยืนยันในกล่องโต้ตอบป๊อปอัปสั้น ๆ ที่ด้านบนของหน้าเมื่อการย้อนกลับเสร็จสมบูรณ์

   หากคุณกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าแล้วเปลี่ยนใจคุณสามารถกลับไปที่ประวัติเวอร์ชันของคุณและกู้คืนเอกสารอีกครั้งเป็นเวอร์ชันที่ใหม่กว่า (หรือก่อนหน้า)