วิธีจัดระเบียบและค้นหาข้อมูลด้วย Excel Pivot Tables

ตาราง Pivot ใน Excel เป็นเครื่องมือรายงานอเนกประสงค์ที่ช่วยให้ดึงข้อมูลจากตารางข้อมูลขนาดใหญ่ได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้สูตร ตาราง Pivot นั้นใช้งานง่ายมาก พวกเขาย้ายหรือหมุนเขตข้อมูลจากตำแหน่งหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งเพื่อให้สามารถดูข้อมูลได้หลายวิธี

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; และ Excel สำหรับ Mac

ป้อนข้อมูลตาราง Pivot

ขั้นตอนแรกในการสร้างตาราง Pivot คือการป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน หากต้องการทำตามบทช่วยสอนนี้ให้ป้อนข้อมูลที่แสดงในภาพด้านล่าง

โปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:

• ต้องมีข้อมูลอย่างน้อยสามคอลัมน์ในการสร้างตาราง Pivot
• สิ่งสำคัญคือต้องป้อนข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องเป็นที่มาของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล
• อย่าเว้นแถวหรือคอลัมน์ว่างไว้เมื่อป้อนข้อมูล ซึ่งรวมถึงไม่ เว้นแถวว่างไว้ระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล

สร้างตาราง Pivot

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างตาราง Pivot โดยใช้ข้อมูลการสอน:

1. เน้นเซลล์ A2 ไปยัง D12.

2. เลือก สิ่งที่ใส่เข้าไป.

3. ในกลุ่มตารางให้เลือก PivotTable เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable

4. เลือก แผ่นงานที่มีอยู่ สำหรับตำแหน่งของตาราง Pivot

5. วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความตำแหน่ง

6. เลือกเซลล์ D15 ในแผ่นงานเพื่อป้อนการอ้างอิงเซลล์นั้นลงในเส้นตำแหน่ง

   

7. เลือก OK.

ตาราง Pivot ว่างจะปรากฏขึ้นบนแผ่นงานที่มุมบนซ้ายของตาราง Pivot ในเซลล์ D15 แผงเขตข้อมูล PivotTable จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าต่าง Excel

ที่ด้านบนของแผงเขตข้อมูล PivotTable คือชื่อเขตข้อมูล (ส่วนหัวของคอลัมน์) จากตารางข้อมูล พื้นที่ข้อมูลที่ด้านล่างของแผงเชื่อมโยงกับตาราง Pivot

เพิ่มข้อมูลลงในตาราง Pivot

พื้นที่ข้อมูลในเขตข้อมูล PivotTable แผงเชื่อมโยงกับพื้นที่ที่สอดคล้องกันของตาราง Pivot เมื่อคุณเพิ่มชื่อเขตข้อมูลลงในพื้นที่ข้อมูลข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตาราง Pivot ขึ้นอยู่กับฟิลด์ที่วางไว้ในพื้นที่ข้อมูลจะได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน

คุณมีสองทางเลือกในการเพิ่มข้อมูลลงในตาราง Pivot:

• ลากชื่อเขตข้อมูลจากแผงเขตข้อมูล PivotTable แล้ววางลงบนตาราง Pivot ในแผ่นงาน
• ลากชื่อเขตข้อมูลไปที่ด้านล่างของแผงเขตข้อมูล PivotTable แล้ววางในพื้นที่ข้อมูล

ลากชื่อเขตข้อมูลต่อไปนี้ไปยังพื้นที่ข้อมูลที่ระบุไว้:

• ยอดขายทั้งหมด ไปยังพื้นที่ตัวกรอง
• ภูมิภาค ไปยังพื้นที่คอลัมน์
• ตัวแทนฝ่ายขาย ไปยังพื้นที่ Rows
• รายการสั่งซื้อ ไปยังพื้นที่ค่า

ภาพหน้าจอ 

กรองข้อมูลตาราง Pivot

ตาราง Pivot มีเครื่องมือกรองในตัวที่ปรับแต่งผลลัพธ์ที่แสดงในตาราง Pivot การกรองข้อมูลเกี่ยวข้องกับการใช้เกณฑ์เฉพาะเพื่อ จำกัด ข้อมูลที่แสดงโดยตาราง Pivot

1. เลือกลูกศรลงป้ายชื่อคอลัมน์ในตาราง Pivot เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์ของตัวกรอง

2. ลบเครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากเลือกทั้งหมด เพื่อลบเครื่องหมายถูกออกจากกล่องทั้งหมดในรายการ

3. วางเครื่องหมายถูกไว้ข้างๆ ตะวันตก ทางทิศเหนือ.

   

    

4. เลือก OK.

ตาราง Pivot จะแสดงผลรวมคำสั่งซื้อสำหรับพนักงานขายที่ทำงานในภูมิภาคตะวันตกและเหนือ

เปลี่ยนข้อมูลตาราง Pivot

ในการเปลี่ยนผลลัพธ์ที่แสดงในตาราง Pivot:

1. จัดเรียงตาราง Pivot ใหม่โดยลากเขตข้อมูลจากพื้นที่ข้อมูลหนึ่งไปยังอีกพื้นที่หนึ่งในเขตข้อมูล PivotTable แผงหน้าปัด.

   

   ถ้าคุณปิดบานหน้าต่างเขตข้อมูล PivotTable ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง Pivot แล้วเลือก วิเคราะห์ > รายการเขตข้อมูล.

2. ใช้การกรองเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ