อีเมลทั้งหมดยังคงสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนเครื่องที่ได้รับอนุญาตยกเว้นอีเมล Post Office Protocol และอีเมลที่ส่งภายในเซิร์ฟเวอร์ปิด
POP3: อีเมลท้องถิ่น
ระบบอีเมลส่วนใหญ่ในปัจจุบันใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยเช่น IMAP หรือ Exchange ชุดอีเมลเหล่านี้จะทิ้งอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ดังนั้นอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อทั้งหมดจึงเข้าถึงข้อความทั้งหมดได้จากทุกที่
อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีเซิร์ฟเวอร์เก่าสำหรับการส่งเมลจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังคอมพิวเตอร์ในระบบจะทำงานแตกต่างกัน Post Office Protocol ส่งอีเมลไปยังอุปกรณ์ที่เข้าถึงในตอนแรกจากนั้นลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้นแม้ว่าโปรแกรมอีเมลสามโปรแกรมจะเข้าถึงบัญชีอีเมลที่ใช้ POP เดียวกัน แต่ข้อความแต่ละรายการก็กระจายไปทั้งสามโดยที่ไม่มีใครเห็นข้อความที่คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเข้าถึง
ปัจจุบัน POP3 แทบไม่ได้ใช้งาน แต่ระบบอีเมลแบบเดิมโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบขนาดเล็กหรือเก่ามากยังคงใช้งานได้ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องจ่ายเงินเพื่อจัดเก็บอีเมลของสมาชิก นอกจากนี้ยังมีบริการที่ใหญ่กว่า แต่มีชื่อเสียงเช่น Yahoo แม้ว่าสำหรับผู้ให้บริการอีเมลรายใหญ่คุณต้องเลือกใช้ POP
หากต้องการเข้าถึงอีเมลทั้งหมดของคุณบนอุปกรณ์ทุกเครื่องให้หลีกเลี่ยงบัญชี POP
Messenging ฝั่งเซิร์ฟเวอร์
คอมพิวเตอร์บางเครื่องที่กำหนดค่าเป็นเซิร์ฟเวอร์จะใช้ระบบอีเมลภายในที่ปิดไม่ให้เข้าถึงจากภายนอกระบบ ตัวอย่างเช่นคอมพิวเตอร์ Linux ส่งอีเมลไปยังผู้ใช้รูทเพื่อแนะนำคำเตือนที่สำคัญ ในกรณีส่วนใหญ่มีความจำเป็นเพียงเล็กน้อยในการเข้าถึงข้อความเหล่านี้นอกเซิร์ฟเวอร์ แต่หากคุณต้องการดูข้อความเหล่านี้คุณจะต้องกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ IMAP หรือเข้าสู่ระบบโดยใช้ SSH