ใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลการเข้าถึงเพื่อป้อนและแก้ไขข้อมูล

ฐานข้อมูล Access ประกอบด้วยตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลว่างดังกล่าวแล้วคุณสามารถดำเนินการตามตารางทั้งหมดเพื่อกรอกข้อมูลได้

อย่างไรก็ตามสิ่งนี้อาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อและสับสน เป็นการยากที่จะติดตามความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในตารางในขณะที่คุณพยายามป้อนข้อมูล แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลการเข้าถึงเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถออกแบบฟอร์มอินพุตเพื่อให้ป้อนข้อมูลในรูปแบบตรรกะได้

เริ่มต้นด้วยการสร้างตารางง่ายๆสองสามตารางจากนั้นสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Access ที่ด้านบนของตารางเหล่านั้น

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Access 2019, Access 365, 2016, 2013 และ 2010 เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่น

การสร้างตารางใน Access

ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Access คุณต้องสร้างตารางสองสามตารางเพื่อที่ข้อมูลในฟอร์มของคุณจะเข้าสู่

Microsoft Access เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตัวอย่างนี้คุณจะสร้างฐานข้อมูล Access สำหรับติดตามข้อมูลการขาย

ฐานข้อมูลนี้จะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขายยอดขายรายเดือนและค่าใช้จ่ายรายเดือน

วิธีสร้างตารางของคุณใน Access:

1. เปิดฐานข้อมูลใหม่ใน Access คุณจะเห็นช่องว่าง Table1.

   

2. เลือก คลิกเพื่อเพิ่มและเพิ่มห้าช่อง สร้างข้อความสั้น ๆ หนึ่งข้อความยาวหนึ่งข้อความตัวเลขขนาดใหญ่หนึ่งข้อความสั้น ๆ และฟิลด์สกุลเงินสองฟิลด์

   

3. คลิกขวาที่แต่ละฟิลด์เลือก เปลี่ยนชื่อฟิลด์ และพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ตั้งชื่อแต่ละฟิลด์ชื่อพนักงานขายที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์เดือนยอดขายและค่าใช้จ่าย

   

4. เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อฟิลด์ทั้งหมดแล้วคุณก็พร้อมที่จะไปยังขั้นตอนต่อไป

เมื่อตารางของคุณพร้อมสำหรับข้อมูลแล้วก็ถึงเวลาสร้างแบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลทั้งหมด

ฟิลด์ตัวเลขขนาดใหญ่จะพร้อมใช้งานใน Access 2019 หรือใหม่กว่าเท่านั้น ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้านี้คุณจะต้องใช้ฟิลด์ String เพื่อบันทึกข้อมูลเช่นหมายเลขโทรศัพท์

สร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลการเข้าถึง

คุณจะเริ่มต้นด้วยการสร้างแบบฟอร์มง่ายๆที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานกับไฟล์ Table1 ตาราง

นี่คือกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลใหม่ของคุณ:

1. เลือก สร้างบัญชีตัวแทน ในเมนูและเลือก ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม.

   

2. เลือก >> ปุ่มเพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมดในตาราง

   

3. เลือก ต่อไป เพื่อดำเนินการต่อ

4. เลือกเค้าโครงแบบฟอร์มที่คุณต้องการ ความชอบธรรมเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีและน่าดึงดูด จำไว้ว่านี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้น คุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปลักษณ์ของฟอร์มจริงได้ในภายหลังในกระบวนการ

   

5. เลือก ต่อไป เพื่อดำเนินการต่อ

6. ตั้งชื่อเรื่องให้ฟอร์มจากนั้นเลือกปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสมเพื่อเปิดแบบฟอร์มในโหมดป้อนข้อมูลหรือโหมดเค้าโครง

   

7. เลือก เสร็จสิ้น ปุ่มเพื่อสร้างแบบฟอร์มของคุณ

การใช้แบบฟอร์ม

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มแล้วคุณสามารถโต้ตอบได้ตามที่คุณต้องการ

มุมมองเค้าโครงช่วยให้คุณสามารถกำหนดลักษณะที่ปรากฏของเขตข้อมูลเฉพาะและแบบฟอร์มเอง มุมมองการป้อนข้อมูลช่วยให้คุณสามารถโต้ตอบกับฟอร์มและป้อนข้อมูลได้

นี่คือวิธีการทำงานของแบบฟอร์ม:

• ใช้ > < ปุ่มเพื่อเลื่อนไปข้างหน้าและข้างหลังผ่านชุดบันทึก
• แพทเทิร์น > ปุ่มสร้างระเบียนใหม่โดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของชุดระเบียนปัจจุบัน
• แพทเทิร์น ค้นหา ฟิลด์ช่วยให้คุณค้นหารายการเฉพาะในตารางของคุณ
• ใช้ ไปที่ ใน หน้าแรก เมนูเพื่อย้อนกลับไปมาในบันทึกตาราง คุณยังสามารถไปที่ระเบียนแรกหรือระเบียนสุดท้ายหรือสร้างระเบียนใหม่

เมื่อคุณได้สร้างแบบฟอร์มแรกนี้แล้วคุณก็พร้อมที่จะเริ่มป้อนข้อมูล

ลองเล่นกับการออกแบบฟอร์ม เนื่องจากแบบฟอร์มจะเป็นพื้นที่ของฐานข้อมูล Access ของคุณที่คุณจะเห็นและใช้งานได้มากที่สุดสิ่งสำคัญคือต้องออกแบบฟอร์มให้ดี

เข้าถึงแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลสำหรับการป้อนข้อมูล

เมื่อคุณได้สร้างแบบฟอร์มสำหรับตารางของคุณแล้วคุณก็พร้อมที่จะเริ่มป้อนข้อมูล

ประโยชน์ของการใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลการเข้าถึงใหม่ของคุณคือคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาแต่ละเขตข้อมูลในตารางเพื่อป้อนข้อมูล เมื่อคุณแทรกข้อมูลลงในฟิลด์เดียวคุณสามารถเลือกได้ แถบ บนแป้นพิมพ์เพื่อย้ายไปยังฟิลด์ถัดไป

เมื่อคุณกดปุ่ม แถบ ป้อนข้อมูลในช่องสุดท้ายระบบจะบันทึกระเบียนล่าสุดที่คุณแก้ไขลงในตารางและย้ายไปยังระเบียนว่างถัดไป

ใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Access ใหม่ของคุณเพื่อป้อนระเบียนสองสามรายการลงในตารางของคุณ

คุณจะเห็นว่าเพียงแค่ป้อนข้อมูลแบบฟอร์มและกดแท็บคุณก็สามารถป้อนระเบียนจำนวนมากลงในตารางได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกแรงมาก

อย่างที่คุณเห็นการป้อนข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Access นั้นเร็วกว่าการพยายามป้อนข้อมูลลงในตาราง Access โดยตรง

การแก้ไขข้อมูลตาราง

นอกเหนือจากการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในตารางแล้วแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Access ยังให้คุณแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วในตารางได้อีกด้วย

นี่คือวิธีการทำงาน:

1. เลื่อนไปมาตามบันทึกโดยใช้ไฟล์ < or > หรือใช้ไอคอน ค้นหา เพื่อค้นหาข้อมูลในฟิลด์ใดก็ได้ในตาราง

   

2. เลือก บันทึก ในกลุ่มบันทึกในเมนูหน้าแรก หรือคุณสามารถกดแท็บในช่องแบบฟอร์มสุดท้าย ตัวเลือกเหล่านี้จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

3. ใช้ > ไอคอนที่มีรูปดาวทางด้านขวาเพื่อข้ามไปทันทีเพื่อเข้าสู่บันทึกใหม่ไม่ว่าคุณกำลังดูบันทึกใดอยู่

   

4. เมื่อคุณมีข้อมูลเพียงพอคุณสามารถเริ่มเพิ่มและเชื่อมโยงตารางใหม่และสร้างรายงานที่เป็นประโยชน์

Microsoft Access เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในการติดตามทุกอย่างตั้งแต่ห้องสมุดหนังสือส่วนตัวไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็กทั้งหมดของคุณ แบบฟอร์มช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่คุณเก็บไว้ในตาราง Access ได้ง่ายขึ้นมาก